Bates-nummer – Selvstudium

Opgave:

Vi vil føje Bates-numre til et sæt dokumenter, så hver side indeholder referenceoplysninger. Til dette formål vil vi oprette en Bates-stempelpolitik.

• Vi skal definere sagsnummeret – Vi vil anvende præfikstekst til dette.

• Vi skal tilføje et sekscifret Bates-nummer, der entydigt skal kunne identificere hver side i dokumentsættet.

• Vi skal tilføje firmanavnet “Nuance” – i dette tilfælde vil vi bruge et Bates-nummersuffiks.

• Vi skal føje sidetal til hvert dokument i sættet – i dette tilfælde vil vi bruge en makro.

• Vi skal tilføje en stemplingsdato – i dette tilfælde vil vi bruge en makro.

Fremgangsmåde:

1. Vælg Dokument > Bates-nummer > Tilføj (med eller uden åbent dokument) for at åbne dialogboksen Tilføj Bates-numre.

2. Klik på Tilføj filer, og find alle filer, der skal bruges i denne stempelsession. Klik på Sidevisning efter behov for at få vist filen. Kontroller filernes rækkefølge, da Bates-nummereringen indsættes i den angivne filrækkefølge. Klik på OK for at åbne dialogboksen Tilføj sidehoved og sidefod.

3. Vælg [Ingen] på rullelisten Navn, eller vælg en eksisterende politik, som grundlag.

4. Angiv margenindstillingerne for tekststrengen, så der ikke opstår konflikt med andre elementer på dokumentsiderne.

5. Vælg Bates-nummer på rullelisten Makroer, og klik på Indstillinger…

6. I dialogboksen Indstillinger for Bates-numre lader du 6-tallet stå for Bates-cifre og indtaster 1 som startnummer.

7. Gå til feltet Præfiks, og indtast sags-id’et Sag 20: efterfulgt af et mellemrum.

8. Gå til feltet Suffiks, og indtast –Nuance efterfulgt af et mellemrum. Kontroller, at visningen er som ønsket under Eksempel, og klik på OK.

9. Angiv den ønskede placering i sidehovedet eller sidefoden, og klik på Indsæt makro. Bates-nummeret tilføjes i form af en kode.

10. Vælg Sidetal på rullelisten Makroer, og klik på Indstillinger… Vælg Side 1 af n for Sidetal, og vælg åååå-mm-dd for Dato og klokkeslæt. Placer markøren bag den tekststreng, som blev tilføjet tidligere, og klik på Indsæt makro.

11. Vælg Dato under Makro, placer markøren bag den tekststreng, som blev tilføjet tidligere, indsæt mellemrum for at adskille sidetallene fra datoen, og klik på Indsæt makro.

12. Vælg den punktstørrelse, skrifttype, typografi og farve, der skal bruges til tekststrengen i din Bates-politik.

13. Klik på knappen Opret over navnet for at navngive politikken til fremtidig brug, klik derefter på OK for at anvende den på de angivne filer.

Dette er syntaksen i vores eksempel med manuelt tilføjede mellemrum:

<<Bates Number#6#1#Sag 20: #-Nuance >><<Side 1 af n>> <<åååå-mm-dd>>

Her vises et eksempel på et stempel med dets bestanddele.
 

I ovenstående eksempel henviser sidetallet til hvert enkelt dokument, men Bates-nummeret kan entydigt identificere alle sider i alle dokumenter, der er med i den aktuelle stempelsession, dvs. nummereringen starter ikke forfra fra 1 for et nyt dokument.

Bates-nummer – Selvstudium