Arkivering af mail-elementer i separate filer
Du kan arkivere alle valgte elementer eller en hel mappe (med eller uden undermapper) i separate PDF-filer, der gemmes i en mappe, som du angiver. Den oprettede mappestruktur i filsystemet følger mappestrukturen i Outlook eller Lotus Notes.
Navnene på PDF-filerne genereres automatisk ud fra emnet for hvert enkelt valgt element. Filnavnet tilføjes automatisk et nummer for at undgå navnekonflikter.
Sådan arkiveres Outlook-elementer i separate filer
-
Vælg en eller flere elementer.
-
Klik på
for at få vist dialogboksen Indstillinger med ruden Indstillinger til arkivering af mails åbnet.
-
Vælg en PDF-version på listen Arkiveringsformat i dialogboksen Indstillinger.
-
Vælg Arkiver mails hver for sig under Arkiveringsmetode.
-
Bestem, hvordan eventuelle vedhæftede filer i mails skal behandles.
-
Klik på OK for at lukke dialogboksen.
-
Klik på
. Arkiver mail eller knappen 
Arkiver mappe. Gå til dialogboksen Angiv en mappe, og vælg den målmappe, som elementerne skal gemmes i med ovenstående navngivningsmetode.
Arkiveringsprocessen starter, og når processen er udført, kan filerne findes i målmappen. Der vises en statusindikator. Hvis der opstår problemer oprettes en rapport-PDF, hvor de valgte vedhæftede filer tilknyttes, hvis det er muligt.
Bemærk:
Ved arkivering af kalendere betragtes hver aftale som et separat element, så antallet af genererede PDF-filer kan være højt. Hver opgave og hver kontaktperson konverteres på samme måde til en separat PDF-fil.