Arkivering af mapper
Du kan arkivere hele mapper med eller uden undermapper i Microsoft Outlook eller Lotus Notes (version 8.5).
Mapperne kan være standardmapper (Indbakke, Sendt post, Stor e-mail, Til opfølgning …), brugerdefinerede eller arkiveringsmapper, Kalender, Opgaver eller Kontaktpersoner.
Sådan arkiveres mailmapper
-
Vælg en mappe i dit e-mail-program.
-
Klik på
for at få vist dialogboksen Indstillinger med ruden Indstillinger til arkivering af mails åbnet.
-
Vælg Arkiveringsformat og Arkiveringsmetode.
-
Vælg Arkiver undermapper for at medtage undermapper i arkiveringen.
-
Klik på OK for at lukke dialogboksen.
-
Klik på
. Dialogboksen Angiv en mappe vises. I Outlook foreslår programmet placeringen Dokumenter > PDF Foretrukne > mappen Outlook-arkiv. Vælg en målmappe til arkiveringen, og klik derefter på OK. Arkiveringsprocessen starter og vil vise status og advarselsmeddelelser (hvis nødvendigt).
Indholdet af den valgte mappe gemmes i målmappen. Den oprettede mappestruktur i filsystemet følger mappestrukturen i e-mail-programmet.
Tip:
Ved arkivering af hele mapper genereres der separate PDF-filer for hvert punkt, hvilket betyder, at antallet af genererede filer kan være meget højt. Hver aftale i din kalender, hver opgave eller hver kontaktperson betragtes som et separat element. Det kan være en god ide at arkivere dem i en enkelt PDF-fil eller i en pakke. Undgå at arkivere unødvendige filer ved at oprette en midlertidig mappe kun til de nødvendige filer, og arkiver den.