Flet mail-elementer i én PDF-fil
Du kan flette de valgte elementer eller en hel mappe (med eller uden undermapper) i en enkelt PDF-fil. PDF-filen indeholder bogmærker for hver enkelt mail, så det er lettere at navigere mellem de arkiverede elementer.
Sådan arkiveres mail-elementer, der er flettet i en enkelt PDF-fil
-
Vælg en eller flere elementer.
-
Klik på
for at få vist dialogboksen Indstillinger med ruden Indstillinger til arkivering af mails åbnet.
-
Vælg en PDF-version på listen Arkiveringsformat i dialogboksen Indstillinger.
-
Vælg Flet mails i én PDF-fil under Arkiveringsmetode.
-
Bestem, hvordan eventuelle vedhæftede filer i mails skal behandles.
-
Klik på OK for at lukke dialogboksen.
-
Klik på
. Arkiver mail eller knappen 
Arkiver mappe. Dialogboksen Gem som vises.
-
Vælg en målmappe, og navngiv den PDF-fil, som elementerne skal flettes til. For Outlook foreslår programmet som standard målmappen Dokumenter > PDF Foretrukne > Outlook-arkiv. I Vista foreslås mappen: Dokumenter > PDF Foretrukne > Outlook-arkiv.
-
Klik på Gem.
Arkiveringsprocessen starter, og når processen er udført, kan PDF-outputfilen (med eventuelle vedhæftede filer) gemmes i målmappen.
Der føjes bogmærker til PDF-filen under arkiveringen, så det bliver lettere at navigere i den færdige PDF-fil. Bogmærkerne gør det hurtigere at finde mails. Programmet genererer en liste over bogmærkernes hierarki. Bogmærkerne er tilknyttet de første sider i mailene. Bogmærkerne grupperes efter Dato, Afsender og Emne. Afsender og Emne sorteres i stigende alfabetisk rækkefølge, og Dato sorteres i faldende rækkefølge.
Tip:
Hvis du kun vil arkivere fremtidige eller tidligere aftaler, skal du aktivere uge- eller månedsvisning, vælge den ønskede tidsperiode og klikke på Arkiver mail i stedet for Arkiver mappe.