Oprettelse af PDF-filer fra Microsoft Outlook og Lotus Notes

Du kan oprette PDF-filer, når du arbejder i Microsoft Outlook eller IBM Lotus Notes. Du kan oprette PDF-filer:

• Fra vedhæftede filer i mail-meddelelser i andre formater end PDF, som skal gemmes på den lokale computer

• Fra filer på din lokale computer i andre formater end PDF, som skal vedhæftes den åbne mail-meddelelse

• Fra et eller flere mail-elementer, som skal gemmes som et arkiv på den lokale computer.

Resten af dette emne beskriver hovedsageligt arkivering af mails, og der findes også links til andre emner om arkivering.

PDF Professional indeholder tilføjelsesprogrammer til MS Outlook 2003-2007 og Lotus Notes (version 8.5) til oprettelse af PDF-filer fra udvalgte mail-elementer eller hele mapper. Funktionerne er tilgængelige fra værktøjslinjen Nuance PDF i hovedvinduet i Outlook, fra værktøjslinjen Nuance PDF eller fra båndet i det åbne meddelelsesvindue og fra tilsvarende placeringer i Lotus Notes.

Værktøjslinjen indeholder følgende knapper:
 

Arkiver mappe: Arkiverer alle elementer fra den valgte mappe (med eller uden undermapper). Knappen er kun tilgængelig på værktøjslinjen i hovedvinduet i Outlook.

Arkiver mail: Opretter en eller flere PDF-filer fra valgte mails i hovedvinduet i Outlook eller fra en enkelt meddelelse, der er åbnet i meddelelsesvinduet.

Indstillinger: Der vises en dialogboks, der gør det muligt at kontrollere arkiveringsparametrene.

Værktøjslinjen Nuance PDF som den vises i alle understøttede versioner af Outlook og Lotus Notes (hovedvindue)

Værktøjslinjen Nuance PDF som den vises i et meddelelsesvindue i Outlook XP og 2003 og i Lotus Notes

Værktøjslinjen Nuance PDF som den vises i et meddelelsesvindue i Outlook 2007 og 2010

Sådan oprettes PDF-filer fra værktøjslinjen Microsoft Outlook og Lotus Notes

1. Klik på knappen Indstillinger for at vælge indstillinger til arkivering af mails i dialogboksen Indstillinger.

2. Klik på Arkiver mail eller Arkiver mappe efter behov.

Yderligere oplysninger findes under

Om arkivering

Arkivering af Outlook-elementer i separate filer

Flet mails i én PDF-fil

Oprettelse af PDF-pakke fra Outlook-elementer

Arkivering af mapper.

Sådan arkiveres mails fra en meddelelse i Outlook 2002 og Lotus Notes-meddelelse

1. Klik på knappen Indstillinger.

2. Vælg en PDF-version i dialogboksen Indstillinger, og bestem, hvordan eventuelle vedhæftede filer i e-mails skal behandles. Luk dialogboksen.

3. Klik på knappen Arkiver mail.

4. Accepter eller rediger standardmålmappen til arkiveringen i dialogboksen Gem som, og klik på OK. Navnet på den genererede PDF-fil overføres fra det Emne, der står i mailen. Programmet foreslår som standard målmappen Dokumenter > PDF Foretrukne > mappen Outlook-arkiv. I Vista foreslås mappen: Dokumenter > PDF Foretrukne > Outlook-arkiv.
    

5. Klik på Gem.

   Arkiveringsprocessen starter, og når processen er udført, kan PDF-outputfilen (med eventuelle vedhæftede filer) gemmes i målmappen.

Sådan arkiveres mails fra en meddelelse i Outlook 2007

1. Klik på fanen Nuance PDF.

2. Følg trin 1 til 5, som beskrevet ovenfor.

Bemærk

Hvis du ikke får vist værktøjslinjen Nuance PDF på skærmen, kan du finde hjælp i emnet Fejlfinding.

Oprettelse af PDF-filer fra Microsoft Outlook og Lotus Notes