Oprettelse af PDF-filer fra vedhæftede filer i mails
Programmet gør det muligt at oprette PDF-filer fra vedhæftede filer i Microsoft Outlook eller Lotus Notes (version 8.5).
Oprettelsen startes med værktøjet 
Opret PDF fra vedhæftede filer, der findes på værktøjslinjen Nuance i både hovedvinduet og i vinduet i en åben mail. Menuen Nuance PDF indeholder samme funktioner. Værktøjet aktiveres kun, når den aktuelt valgte meddelelse indeholder en vedhæftet fil.
Denne kommando anvendes på de vedhæftede filer i den aktuelt valgte meddelelse. Der oprettes en PDF-fil for hver vedhæftet fil. Hver PDF-fil får samme navn som den vedhæftede fil. Du kan angive en enkelt målplacering til genererede PDF-filer. Hvis den vedhæftede fil er en PDF-fil, gemmes den blot på målplaceringen uden behandling. Hvis de vedhæftede filer er en blanding af filtyper, gemmes PDF-filerne direkte, og andre filer konverteres til PDF.
Der vises en meddelelse, hvis en konvertering ikke kan udføres. Billedfiler (bmp, jpg, png, tif etc.), xps-, ps- og eps-filer behandles direkte. Andre dokumenter (f.eks. Word-filer) sendes til PDF Create. Dette betyder, at de originale programmer for den pågældende filtype skal være installeret på systemet.
Første gang er gemmes de på standardplaceringen [Dokumenter]\PDF Foretrukne\Outlook-arkiv. Denne sti kan ændres med knappen Gennemse i dialogboksen Vedhæftede filer som beskrevet nedenfor.
Følgende beskrivelse gælder Microsoft Outlook, men kan også bruges til Lotus Notes.
Indstilling er indstillinger
-
Vælg værktøjet
Indstillinger på værktøjslinjen Nuance PDF til Outlook. Hvis denne værktøjslinje ikke vises, skal du vælge Vis > Værktøjslinjer > Nuance PDF til Outlook i hovedmenuen.
-
Gå til dialogboksen Indstillinger, vælg fanen PDF-oprettelse, og angiv, hvordan meddelelser med flere vedhæftede filer skal behandles:
-
- Vælg Konverter alle vedhæftede filer for at få alle vedhæftede filer konverteret samtidigt uden brugerhandling og gemt på den sidst brugte placering.
- Vælg Spørg om valg for at få vist en liste over vedhæftede filer. Dette gør det muligt at vælge hvilken fil, der skal konverteres, og vælge en placering.
Oprettelse af PDF-filer fra vedhæftede filer
-
Vælg en meddelelse med en eller flere vedhæftede filer (filtypen skal understøttes).
-
Vælg værktøjet
Opret PDF fra vedhæftede filer på værktøjslinjen Nuance PDF til Outlook, eller vælg det tilsvarende element i menuen.
-
Hvis du vælger indstillingen Konverter alle vedhæftede filer, gemmes PDF-filerne i den sidst brugte mappe.
-
Hvis du har angivet, at du vil spørges, vises dialogboksen Vedhæftede filer, hvor du kan vælge hvilke vedhæftede filer, der skal konverteres.
-
Der foreslås en målmappe. Klik på Gennemse for at vælge en ny mappe. Klik på OK for at starte oprettelsen.
-
I alle tilfælde vises boksen Resultater med oplysninger, om konverteringen blev fuldført. Du kan åbne mappen med konverterede filer eller åbne en konverteret PDF-fil ved at dobbeltklikke på dens navn.
Tip
Hvis du vil ændre den mappe, der bliver brugt til automatisk lagring, skal du gå til Indstillinger og vælge at blive spurgt. På denne måde kan du ændre destinationen og derefter bruge Indstillinger til at gendanne automatisk konvertering.
Oprettelse og import af PDF-filer
Når du forbereder en udgående mail, kan du vælge filer af et andet format end PDF fra din lokale computer og få dem konverteret til PDF og vedhæftet meddelelsen. Se: Oprettelse af PDF-filer, der skal bruges som vedhæftede filer i mails.
Bemærk
Hvis værktøjslinjen Nuance PDF ikke vises i dit mailprogram, skal du gå til Vis > Værktøjslinjer og vælge værktøjslinjen Nuance PDF. Hvis den ikke er på listen, skal du køre installationsprogrammet for PDF Professional igen for at integrere mail-programmet som beskrevet i Brugerdefineret installation.
Hvis en PDF-fil allerede findes på lagringsplaceringen med det selv samme navn, som den PDF-fil, der er ved at blive oprettet, så vil den nye fil få tildelt et nummer, så de to filer kan skelnes fra hinanden.
Hvis du allerede har installeret Nuance PDF Converter, indeholder værktøjslinjen Nuance en ekstra knap til frigørelse af indhold i vedhæftede PDF-filer. Hvis du har Nuance PDF Converter Professional 7, vises der yderligere to knapper, der gør det muligt at gemme mails eller mailmapper som PDF. Brug knappen Indstillinger til at få adgang til flere indstillinger.