Oprettelse af PDF-filer fra eller i dokumentstyringssystemer
PDF Create Assistent kan fra PDF Professional Enterprise importere filer en ad gangen fra et dokumentstyringssystem (DMS). Dette gøres ved at åbne Assistent og klikke på 
Tilføj. Hvis der registreres et eller flere DMS’er på computeren, vises menuelementet Tilføj fra DMS.
Hvis der kun findes et DMS (hvilket ofte er tilfældet), fører elementet direkte til interfacet for det pågældende DMS. Hvis der registreres mere end et DMS, vises dialogboksen Åbn fra DMS, så du kan vælge et. Denne dialogboks viser altid det sidst brugte DMS, men gør det muligt at skifte til et andet.
Filer, der importeres fra DMS, er skrivebeskyttede kopier – originalerne ændres ikke.
Microsoft SharePoint
PDF Professional 7 understøtter (sammen med PDF Create) dette DMS med den nødvendige grænseflade, som består af tre dialogbokse.
Denne dialogboks åbner en angivet SharePoint-placering, der gør det muligt at vælge en enkelt fil. Knappen Websted åbner dialogboksen SharePoint-websteder, så du kan gå til et andet websted.
Denne dialogboks gør det muligt at oprette en liste over forskellige SharePoint-websteder. Klik på Tilføj for at åbne dialogboksen Indstillinger for tilslutning.
Denne dialogboks gør det muligt at angive et navn på en server eller et websted eller indtaste den nøjagtige URL-adresse til et SharePoint-websted. Denne dialogboks gør det muligt at angive et websted som standard, så dette websted altid vises, når du klikker på Tilføj fra DMS.
Anden DMS-understøttelse
Yderligere oplysninger om understøttede systemer findes i Systemkrav.
Hummingbird Enterprise og DOCSOpen, Interwoven WorkSite og LiveLink åbnes direkte via deres eget interface, hvor du kan få adgang til filer.
Oprettede PDF-filer kan også gemmes enkeltvis i DMS. Se Lagring i dokumentstyringssystemer (DMS).
Arbejde i DMS
Når du arbejder i SharePoint, Hummingbird Enterprise eller Interwoven Worksite, har du to muligheder med Nuance PDF:
-
Vælg en enkelt fil (der ikke er PDF) i DMS-interfacet og konverter den til PDF på stedet. Kildefilen forbliver uændret. PDF-filen får samme navn som kilden og placeres som standard på samme placering.
- Vælg en enkelt fil (der ikke er PDF) på den lokale computer, og få den konverteret til PDF og importeret i DMS til den aktuelle eller en nærmere angivet placering.
I begge tilfælde er der tale om direkte konverteringer, der udføres i baggrunden. Billedfiler (bmp, jpg, png, tif etc.), xps-, ps- og eps-filer behandles direkte med egnede standardindstillinger. Andre dokumenter (f.eks. Word-filer) sendes til PDF Create. Dette betyder, at de originale programmer for den pågældende filtype skal være installeret på systemet. I disse tilfælde udføres konverteringen med de aktuelle indstillinger i PDF-printerdriveren.
Sådan oprettes PDF-filer fra SharePoint
Denne funktion skal konfigureres af en administrator for at fungere med SharePoint. Yderligere vejledning om dette findes i Enterprise-dokumentationen.
Hvis du vil oprette en PDF-fil fra en understøttet fil (der ikke er PDF) i SharePoint, skal du vælge den og vælge Opret PDF i genvejsmenuen. Vælg Send PDF for at få PDF-filen vedhæftet en ny meddelelse fra dit standardmailprogram – der gemmes ingen lokal kopi i SharePoint.
Hvis du vil oprette en PDF-fil fra en ekstern fil, skal du gå til den ønskede SharePoint-mappe og åbne menuen Ny. Vælg elementet Ny Nuance PDF (navnet kan være ændret af administratoren), og find filen.
Sådan oprettes PDF-filer i Hummingbird Enterprise
Hvis du vil oprette en PDF-fil fra Hummingbird, skal du klikke på Opret PDF i genvejsmenuen til klientprogrammet DM Extension i Windows Stifinder. Genvejsmenuen vises, når du klikker på en anden fil end en PDF-fil, der understøttes af PDF Create. Yderligere oplysninger om understøttede filtyper findes under emnet PDF Create Assistent. Elementet Send PDF er også tilgængeligt.
Hvis du vil oprette en PDF-fil fra en ekstern fil, skal du vælge Opret ny PDF i menuen Dokument. Efterhånden som du opbygger dokumentprofilen, definerer du kildedokumentet og placeringen af den konverterede fil i Hummingbird.
Sådan oprettes PDF-filer i Interwoven WorkSite
Klik på menuen Nuance PDF fra din Nuance PDF Add-in i klientprogrammet DeskSite. Dette gør det muligt at få adgang til begge funktioner.
I Hummingbird DOCSOpen og LiveLink kan kildefilerne ikke åbnes direkte fra DMS. Brug Tilføj/Åbn fra DMS i Create Assistent til at få adgang til en fil, og brug derefter Gem i DMS til at gemme den konverterede PDF-fil i DMS. Yderligere oplysninger findes i Lagring i dokumentstyringssystemer (DMS).
Yderligere oplysninger om brug af DMS findes i vejledningen PDF Professional Netværksintegration (Enterprise).