Om indeksering af PDF-dokumenter
Et indeks giver mulighed for at gemme indholdet fra mange PDF-filer på en kompakt måde, der letter søgning og hentning af filer.
Brug kommandoen Dokumenter > Avanceret behandling > Opret indekser med fuldtekst til at generere et nyt indeks eller opdatere et eksisterende.
Du kan indeksere PDF-dokumenter med latinske eller asiatiske tegn (kinesisk, japansk eller koreansk). Ud over dokumentteksten kan du også indeksere bogmærker, kommentarer, vedhæftede filer, digitale signaturer, formularfelter, metadata og andre brugerdefinerede dokumentegenskaber.
Du kan generere en indeksfil fra alle PDF-filer i de mapper, du angiver. Inden du starter, skal du vælge en mappe, hvor indekset skal gemmes. Indekseringen foregår i baggrunden. Der genereres en lille indeksfil med filtypenavnet zpi. Navnet refererer til de indeksfiler, der gemmes i en automatisk oprettet undermappe med samme navn som zpi-filen, dog med suffikset _index.
Søgeindekserne integreres ikke i PDF-filerne. Hvis de skal være tilgængelige for andre brugere, skal du gemme dem på en delt placering. Brug en anden kommando til at oprette et integreret indeks til et enkelt dokument, der skal kunne tages med.
Forberedelse af indeksering
Gem alle de PDF-dokumenter, der skal indekseres i en eller flere mapper. Hvis du kun vælger eksisterende mapper, skal du sørge for, at de kun indeholder de PDF-filer, der skal indekseres.
Hvis du vil migrere PDF-filerne sammen med indekset, er det en fordel, at gemme dem i samme mappe.
Føj dokumentegenskaber til PDF-dokumenterne, så du kan bruge dem som søgekriterier.
-
Brug Dokumenter > Dokumentegenskaber > Beskrivelse til at tilføje titel, emne, forfatter, basis-URL og nogle nøgleord, der beskriver indholdet. Brug Dokumentegenskaber > Brugerdefineret for at tilføje Brugerdefinerede felter.
Bemærk
Du skal være opmærksom på, at følsomme oplysninger IKKE fjernes fra indekset, hvis du opretter et indeks med fuldtekst, før du udfører permanent overstregning på et dokument for at fjerne følsomme oplysninger. I dette tilfælde kan de følsomme oplysninger let findes. Du får mulighed for at kontrollere dokumentet, når du har udført permanent overstregning. Klik på OK, og fjern indekset. Vi anbefaler, at du udfører permanent overstregning på og kontrollere en kopi af dokumentet, så indekset bevares i det originale dokument.
Indeksering af hundredvis af store PDF-filer kan tage lang tid og kræve mange computerressourcer, og det kan derfor være en fordel at sætte processen i gang, før du holder frokostpause.