Dokument prüfen

Mit der Funktion Dokument prüfen können Sie verborgene oder nicht offen ersichtliche Inhalte entfernen, die nicht im Dokument verbleiben sollen, wenn Sie es weiterleiten. Das können z. B. Lesezeichen, Kommentare, Anhänge, Metadaten oder Ähnliches sein. Sie sollten eine Kopie des Originaldokuments prüfen und diese Inhalte daraus entfernen oder die geprüfte Datei mit dem Befehl Speichern unter als Kopie abspeichern, wenn diese Daten im Original erhalten bleiben sollen.
 

So prüfen Sie ein PDF-Dokument:

  1. Wählen Sie Dokument > Dokument prüfen.

  2. Die Kategorien vertraulicher/verborgener Inhalte, die im aktuellen PDF-Dokument gefunden wurden, sind mit einem Häkchen markiert. Entfernen Sie die Häkchen von den Daten, die Sie behalten möchten. Es gibt folgende Kategorien:
     

    • Lesezeichen
      Lesezeichen sind Links, die auf bestimmte Seiten eines PDF-Dokuments verweisen. Sie können alle Lesezeichen eines PDF-Dokuments im Fenster Lesezeichen (Ansicht > Navigationsfenster > Lesezeichen) anzeigen. Lesezeichen geben normalerweise die Dokumentstruktur an, können aber auch vertrauliche Wörter oder Textstellen enthalten.

    • Kommentare
      Kommentare sind in der Regel Anmerkungen und Markierungen am Text und geben die Meinungen des Verfassers und Prüfers wieder. Sie können alle Kommentare im Fenster Kommentare anzeigen (Ansicht > Navigationsfenster > Kommentare). Kommentare können Notizen, Markierungen, Zeichnungen oder Datei- und Audioanhänge sein. Anhänge, die über das Fenster Anhänge hinzugefügt wurden, werden nicht durch diese Auswahl entfernt.

  • Dokumentanhänge
    Dokumentanhänge sind Dateien (PDF oder andere Formate), die einem PDF-Dokument als Referenz oder zusätzliche Daten hinzugefügt werden. Sie können alle Anhänge im Fenster Anhänge anzeigen (Ansicht > Navigationsfenster > Anhänge). Anhänge, die als Kommentare hinzugefügt wurden, werden nicht durch diese Auswahl entfernt.
     

    • Gelöschter Inhalt
      Gelöschte Stellen (Seiten, Text, Bilder, ausgeschnittene Elemente) werden nicht immer vollständig aus der PDF entfernt, sondern sind nach der Löschung nur nicht mehr sichtbar. Andere Benutzer können diese Stellen mit etwas Aufwand wiederherstellen.
       

    • Ziel
      Sie können ein Symbol in Ihrer PDF-Datei platzieren und mit einer externen Datei verknüpfen. Wenn Sie auf das Symbol klicken, wird die externe Datei geöffnet. Sie können alle Ziele im Fenster Ziele anzeigen (Ansicht > Navigationsfenster > Ziele). In der Regel können Zieldateien nicht mehr geöffnet werden, nachdem Sie die Datei weiterleiten.
       

    • Eingebettete Miniaturansichten
      Miniaturansichten sind kleine PDF-Seiten, die häufig in ein PDF-Dokument eingebettet sind. Seitenminiaturen können Sie im Seitenfenster anzeigen (Ansicht > Navigationsfenster > Seiten).
       

    • Formularfelder und Aktionen
      Formularfelder in einem PDF-Dokument sind dynamische Steuerelemente, die interaktive Funktionen enthalten. Wenn sie entfernt werden, sind die Formularfelder nicht mehr aktiv und können nicht mehr bearbeitet, ausgefüllt oder unterzeichnet werden.
       

    • Alle JavaScript-Elemente
      JavaScripts sind aktive Komponenten, die unter bestimmten Bedingungen Befehle oder Aktionen ausführen. Wird dieses Element entfernt, werden alle JavaScripts im Dokument deaktiviert.
       

    • Links
      Links sind Verknüpfungen mit bestimmten Zielen oder Aktionen. Wenn Sie dieses Element entfernen, werden alle als Links formatierten Textstellen im PDF-Dokument entfernt.
       

    • Metadaten
      Metadaten sind Informationen über das PDF-Dokument, z. B. Verfasser, Thema, Stichwörter, Datum oder Copyright-Informationen. Metadaten können von der Suchfunktion gefunden werden. Die Metadaten im PDF-Dokument können Sie in den Dokumenteigenschaften anzeigen (Dokument > Dokumenteigenschaften).
       

    • Eingebettete nicht anzeigbare Daten
       Hiermit werden interne Daten entfernt, die keine Metadaten und normalerweise nicht sichtbar sind, die aber mit PDF-Werkzeugen angezeigt werden können. Dabei wird ein eingebetteter Index entfernt, der möglicherweise Textstellen enthält, die nachträglich geschwärzt wurden.

  1. Klicken Sie auf Entfernen, um den Inhalt der ausgewählten Elemente zu löschen.

  2. Wählen Sie Datei > Speichern, um das geprüfte PDF-Dokument zu speichern. Wählen Sie Speichern unter und geben Sie einen neuen Dateinamen ein, wenn Sie das Original-PDF-Dokument ohne die Änderungen behalten möchten.

Hinweise

Alle ausgewählten Elemente werden unwiederbringlich aus dem PDF-Dokument entfernt, wenn Sie die Datei speichern. Wenn Sie die PDF-Datei schließen, ohne sie zu speichern, werden alle Änderungen verworfen und Sie müssen die Dokumentprüfung später wiederholen.

Die Prüfung wird normalerweise im Zusammenhang mit der Schwärzung durchgeführt, die in der Enterprise Edition von PDF Professional zur Verfügung steht. Nach der Schwärzung werden Sie gefragt, ob Sie das Dokument auch prüfen möchten. Das Schwärzen eines Dokuments hat keinen Einfluss auf den eingebetteten Index. Um die Dokumentsicherheit zu gewährleisten, sollten Sie die Option Eingebettete nicht anzeigbare Daten entfernen wählen, sodass der Index entfernt wird. Nach der Schwärzung können Sie das Dokument neu indizieren. Der entfernte Text ist dann nicht im neuen Index enthalten.

 

Die Option Dokument prüfen ist vergleichbar mit der Option Dokument verschmelzen, die ausgewählte Anmerkungstypen entfernt oder sie in Dokumentobjekte umwandelt.

 

 

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