PDF-Dokumente indexieren

PDF-Dokumente indexieren

Ein Index enthält den Inhalt vieler PDF-Dateien in kompakter Form, so dass er sich leicht durchsuchen und abfragen lässt.

Verwenden Sie den Befehl Dokument > Erweiterte Verarbeitung > Volltextindexe erstellen, um einen neuen Index zu erstellen oder einen vorhandenen zu aktualisieren.

Sie können Indexe für PDF-Dokumente erstellen, die in lateinischer Schrift oder mit asiatischen Schriftzeichen (Chinesisch, Japanisch oder Koreanisch) geschrieben wurden. Dabei können Sie nicht nur den Text des Dokuments, sondern auch Lesezeichen, Kommentare, Anhänge, digitale Signaturen, Formularfelder, Metadaten und andere benutzerdefinierte Dokumenteigenschaften indexieren.

Die Indexdatei kann für alle PDF-Dateien in einer von Ihnen definierten Ordnergruppe erstellt werden. Wählen Sie zu Beginn einen Ordner, in dem der Index gespeichert wird. Die Indexierung erfolgt dann als Hintergrundprozess. Dazu wird eine kleine Indexdefinitionsdatei mit der Erweiterung „.zpi“ erstellt. Sie verweist auf die Indexdateien, die in einem automatisch erstellten Unterordner mit demselben Namen wie die zpi-Datei, aber mit dem Suffix _Index gespeichert werden.

Diese Suchindexe werden nicht in die PDF-Dateien eingebettet. Um sie für andere Benutzer zugänglich zu machen, müssen Sie sie an einem gemeinsam zugänglichen Ort speichern. Benutzen Sie einen anderen Befehl, um einen plattformübergreifend verfügbaren eingebetteten Index für ein Einzeldokument zu erstellen.
 

Indexierung vorbereiten

Sammeln Sie alle PDF-Dokumente, die indexiert werden sollen, in einem oder mehreren Ordnern. Wenn Sie einfach nur die vorhandenen Ordner auswählen, vergewissern Sie sich, ob sie nur PDF-Dateien enthalten, die Sie indexiert haben möchten.

Haben Sie die Absicht, die PDF-Dateien zusammen mit ihrem Index zu migrieren, dann sollten Sie sie eher in einem eigenen Ordner speichern.

Fügen Sie den PDF-Dokumenten Dokumenteigenschaften hinzu, damit Sie sie als Suchkriterien nutzen können.

  • Verwenden Sie Dokument > Dokumenteigenschaften > Beschreibung, um Titel, Thema, Verfasser, URL und einige Schlüsselwörter zur Beschreibung des Inhalts hinzuzufügen. Mit Dokumenteigenschaften > Benutzerdefiniert können Sie Benutzerdefinierte Felder hinzufügen.

Hinweise

Achten Sie darauf, dass Sie, wenn Sie einen Volltextindex vor dem Schwärzen des Dokuments erstellen, vertrauliche Informationen entfernen sollten, da diese Informationen bei der Schwärzung NICHT aus dem Index entfernt werden und folglich leicht auffindbar sind. Nach dem Schwärzen werden Sie gefragt, ob Sie das Dokument prüfen möchten. Bestätigen Sie und entfernen Sie den Index. Es empfiehlt sich, für das Schwärzen und Prüfen eine Kopie des Dokuments zu erstellen, so dass der Index im Originaldokument erhalten bleibt.

Das Indexieren zahlreicher umfangreicher PDF-Dateien ist ein zeit- und ressourcenaufwändiger Vorgang, den man am besten in der Mittagspause durchführt.