E-Mail-Objekte in einer PDF-Datei zusammenstellen
Sie können die ausgewählten Objekte oder einen ganzen Ordner (mit oder ohne Unterordner) in einer PDF-Datei zusammenfassen. Zur einfacheren Navigation in den archivierten Objekten versieht die PDF-Datei die einzelnen E-Mails mit Lesezeichen.
So archivieren Sie E-Mail-Objekte in einer PDF-Datei:
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Wählen Sie ein oder mehrere Objekte aus.
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Klicken Sie auf
, um das Dialogfeld Einstellungen mit dem Register Einstellungen für E-Mail-Archivierung zu öffnen.
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Wählen Sie unter Archivierungsformat die gewünschte PDF-Version aus.
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Wählen Sie unter Archivierungsmethode die Option E-Mail-Nachrichten in einer PDF-Datei zusammenfassen.
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Entscheiden Sie, wie mit angehängten Dateien verfahren werden soll.
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Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen.
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Klicken Sie auf die Schaltfläche E-Mail archivieren
oder auf Ordner archivieren 
. Das Dialogfeld Speichern unter wird aufgerufen.
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Wählen Sie den Zielordner aus und geben Sie einen Namen für die PDF-Zieldatei ein. In Outlook ist standardmäßig der Ordner Eigene Dokumente > PDF-Favoriten > Outlook-Archiv ausgewählt. Unter Vista: Dokumente > PDF-Favoriten > Outlook-Archiv.
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Klicken Sie auf Speichern.
Die Archivierung beginnt. Die generierte PDF-Datei (ggf. mit Anhängen) wird im Zielordner gespeichert.
Bei der Archivierung wird die PDF-Datei mit Lesezeichen versehen, damit Sie die einzelnen E-Mails in der PDF-Zieldatei leichter auffinden können. Es wird eine hierarchische Liste der Lesezeichen erstellt. Die Lesezeichen verweisen dabei jeweils auf die erste Seite der einzelnen E-Mails. Die Lesezeichen sind nach Datum, Absender und Betreff gruppiert. Absender und Betreff sind dabei aufsteigend alphabetisch sortiert, das Datum in absteigender Reihenfolge.
Tipp:
Um nur zukünftige oder vergangene Termine zu archivieren, zeigen Sie den Kalender in der Wochen- oder Monatssicht an, wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus und verwenden Sie die Option Mail archivieren anstelle von Ordner archivieren.