PDF-Dateien aus und in einem Dokumentenmanagementsystem erstellen
In PDF Professional Enterprise, können Sie einzelne Dateien über den PDF Create-Assistenten aus einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) importieren. Klicken Sie dazu im PDF Create-Assistenten auf die Schaltfläche Hinzufügen 
. Werden ein oder mehrere DMS auf Ihrem System erkannt, steht Ihnen der Menübefehl Aus DMS hinzufügen zur Verfügung.
Ist nur ein DMS installiert – das ist in der Regel der Fall – gelangen Sie mit diesem Befehl direkt zur DMS-Benutzeroberfläche. Wird mehr als ein DMS erkannt, wird das Dialogfeld Öffnen aus DMS angezeigt, in dem Sie ein DMS auswählen können. In diesem Dialogfeld wird jeweils das zuletzt verwendete DMS zuerst angeboten. Sie können aber auch zu einem anderen wechseln.
Aus dem DMS importierte Dateien sind immer schreibgeschützte Kopien. Das im DMS gespeicherte Original bleibt unverändert.
Microsoft SharePoint
PDF Professional 7 (mit der Komponente PDF Create) unterstützt dieses DMS und bietet dazu eine spezielle Benutzeroberfläche mit drei Dialogfeldern.
Hier öffnen Sie eine vordefinierte SharePoint-Site, in der Sie eine einzelne Datei auswählen können. Mit der Schaltfläche Sites können Sie das Dialogfeld SharePoint-Sites öffnen, wenn Sie zu einer anderen Site wechseln möchten.
Hier können Sie die Liste der SharePoint-Sites verwalten. Klicken Sie auf Hinzufügen, um das Dialogfeld Verbindungseinstellungen zu öffnen.
Hier können Sie entweder einen Server und eine Site angeben oder eine spezifische URL für eine SharePoint-Site. Außerdem können Sie hier eine SharePoint-Site als Standardsite festlegen. Die Site wird dann automatisch aufgerufen, wenn Sie die Option Aus DMS hinzufügen wählen.
Unterstützung anderer DMS
Die unterstützten Systeme sind unter Systemvoraussetzungen aufgeführt.
In Hummingbird Enterprise und DOCSOpen, Interwoven WorkSite und LiveLink greifen Sie direkt über deren eigene Benutzeroberflächen auf die Dateien zu.
Erstellte PDF-Dateien können auch im DMS gespeichert werden, jedoch nur einzeln nacheinander. Siehe Hilfethema Dateien in einem Dokumentenmanagementsystem speichern.
Direkt im DMS arbeiten
Bei der Verwendung von SharePoint, Hummingbird Enterprise oder Interwoven Worksite können Sie mit den Nuance PDF-Schaltflächen bzw. -Befehlen Folgendes erledigen:
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Eine einzelne Nicht-PDF-Datei aus dem DMS auswählen und direkt im DMS in PDF konvertieren. Die Quelldatei wird dabei nicht verändert. Die PDF-Datei erhält denselben Dateinamen wie die Quelldatei und wird in demselben Verzeichnis abgelegt.
- Eine einzelne Nicht-PDF-Datei auf Ihrem lokalen Computer auswählen, in PDF konvertieren und im aktuellen oder angegebenen Verzeichnis im DMS-System speichern.
In beiden Fällen erfolgt die Konvertierung ohne weitere Auswahl von Einstellungen im Hintergrund. Bilddateien (.bmp, .jpg, .png, .tif usw.), .xps-, .ps- und .eps-Dateien werden direkt und anhand der entsprechenden Standardeinstellungen verarbeitet. Andere Dokumente (z. B. Word-Dateien) werden mit dem PDF Create-Druckertreiber in eine PDF-Datei gedruckt. Die mit dem jeweiligen Dateitypen verknüpfte Anwendung muss daher auf Ihrem System installiert sein. In diesen Fällen erfolgt die Konvertierung anhand der aktuellen Einstellungen des PDF-Druckertreibers.
So erstellen Sie PDF-Dateien aus SharePoint:
Damit diese Funktionen in SharePoint zur Verfügung stehen, muss SharePoint vom Administrator entsprechend konfiguriert werden. Eine Anleitung dazu finden Sie in der Dokumentation der Enterprise Edition.
Um eine PDF-Datei aus einer unterstützten Nicht-PDF-Datei innerhalb von SharePoint zu erstellen, wählen Sie sie aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie im Kontextmenü PDF erstellen. Wählen Sie den Befehl zum Versenden der PDF, um die PDF an eine neue E-Mail in Ihrem Standard-E-Mail-Programm anzuhängen. Eine Kopie der Datei wird in SharePoint abgelegt.
Um eine PDF aus einer externen Datei zu erstellen, gehen Sie zum gewünschten SharePoint-Ordner und öffnen Sie das Menü Neu. Wählen Sie Neue Nuance PDF (der Befehl kann vom Administrator geändert werden und daher evtl. leicht anders lauten). Gehen Sie zu der Datei.
So erstellen Sie PDF-Dateien aus Hummingbird Enterprise:
Verwenden Sie im Windows Explorer den Befehl PDF erstellen im Kontextmenü der DM-Erweiterung der Client-Anwendung. Das Kontextmenü wird angezeigt, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eine Nicht-PDF-Datei klicken, die von PDF Create unterstützt wird. Eine Liste der unterstützten Dateitypen finden Sie im Hilfethema Der PDF Create-Assistent. Es steht auch ein Befehl zum Versenden der PDF zur Verfügung.
Um eine PDF aus einer externen Datei zu erstellen, wählen Sie im Menü Dokument den Befehl Neue PDF erstellen. Geben Sie im Dokumentprofil das Quelldokument und den Speicherpfad für die Zieldatei in Hummingbird an.
So erstellen Sie PDF-Dateien aus Interwoven WorkSite:
Verwenden Sie im Nuance PDF Add-In von DeskSite die Menüoption Nuance PDF. Damit stehen Ihnen die Funktionen beider Anwendungen zur Verfügung.
In Hummingbird DOCSOpen und in LiveLink können Sie die Quelldateien nicht direkt aus dem Dokumentenmanagementsystem öffnen. Greifen Sie mit dem Befehl Öffnen aus DMS / Aus DMS hinzufügen im PDF Create-Assistenten auf eine Datei zu und wählen Sie In DMS speichern, um die erstellte PDF-Datei wieder in Ihrem DMS zu speichern. Siehe Hilfethema Dateien in einem Dokumentenmanagementsystem speichern.
Weitere Hinweise zur Verwendung eines DMS finden Sie im Handbuch PDF Professional Network Deployment (Enterprise) Guide (in englischer Sprache).