PDF-Dateien aus E-Mail-Anhängen erstellen

Sie können PDF-Dateien aus E-Mail-Anhängen in Microsoft Outlook oder Lotus Notes (Version 8.5) erstellen.

Klicken Sie dazu im Hauptfenster oder einem Nachrichtenfenster in der Nuance-Werkzeugleiste auf das Tool PDF aus Anhängen erstellen PDF Converter create pdf from attachment Aus E Mail Anhängen. Diese Funktion steht auch im Menü Nuance PDF zur Verfügung. Das Tool ist nur aktiv, wenn an die ausgewählte E-Mail eine Datei angehängt ist.

Der Befehl bezieht sich immer auf die Anhänge in der aktuell aktiven E-Mail. Für jeden Dateianhang wird eine separate PDF-Datei erstellt. Der Dateiname der Quelldatei wird für die PDF-Datei übernommen. Sie können einen gemeinsamen Speicherpfad für die erstellten PDF-Dateien angeben. Ist an die E-Mail eine PDF-Datei angehängt, wird diese ohne weitere Verarbeitung im Zielpfad gespeichert. Sind Dateien unterschiedlicher Typen angehängt, werden die PDF-Dateien direkt gespeichert und die anderen Dateien in PDF konvertiert.

Wenn die Konvertierung nicht möglich ist, wird eine Warnung eingeblendet. Bilddateien (.bmp, .jpg, .png, .tif usw.), .xps-, .ps- und .eps-Dateien werden direkt verarbeitet. Andere Dokumente (z. B. Word-Dateien) werden mit dem PDF Create-Druckertreiber in eine PDF-Datei gedruckt. Die mit dem jeweiligen Dateitypen verknüpfte Anwendung muss daher auf Ihrem System installiert sein.

Bei der ersten Verwendung der Anwendung ist der Speicherpfad auf „[Eigene Dateien]\PDF-Favoriten\Outlook Archiv“ voreingestellt. Mit der Schaltfläche Durchsuchen im Dialogfeld Liste der Dateianhänge können Sie einen anderen Pfad auswählen, wie im Folgenden beschrieben.

Die Anleitung bezieht sich auf Microsoft Outlook, gilt aber gleichermaßen für Lotus Notes.
 

Einstellungen wählen

  1. Klicken Sie in der Werkzeugleiste Nuance PDF für Outlook auf die Schaltfläche Einstellungen PDF Converter button settings Aus E Mail Anhängen. Wird diese Werkzeugleiste nicht angezeigt, wählen Sie in der Menüleiste Ansicht > Symbolleisten > Nuance PDF für Outlook.

  2. Geben Sie im Dialogfeld Einstellungen auf der Registerkarte mit den PDF-Erstellungsoptionen an, wie Sie bei E-Mails mit mehreren Anhängen vorgehen möchten:

    • Mit Alle Anhänge konvertieren werden grundsätzlich alle angehängten Dateien ohne Benutzereingriff konvertiert und in dem zuletzt verwendeten Speicherpfad abgelegt.
    • Mit Zur Auswahl eines Anhangs auffordern wird eine Liste der angehängten Dateien angezeigt. Sie können die zu konvertierenden Dateien und einen Speicherpfad auswählen.

PDFs aus Anhängen erstellen

  1. Wählen Sie eine E-Mail aus, die eine oder mehrere Dateianhänge mit einem unterstützten Dateityp enthält.

  2. Klicken Sie in der Werkzeugleiste Nuance PDF für Outlook auf das Werkzeug PDF aus Anhängen erstellen PDF Converter create pdf from attachment Aus E Mail Anhängen oder wählen Sie den entsprechenden Menübefehl.

  3. Wenn Sie in den Einstellungen Alle Anhänge konvertieren ausgewählt haben, werden die PDF-Dateien im zuletzt verwendeten Ordner gespeichert.

  4. Wenn Sie in den Einstellungen Zur Auswahl eines Anhangs auffordern gewählt haben, wird das Dialogfeld Liste der Dateianhänge angezeigt, in dem Sie die zu konvertierenden Dateien auswählen können.

  5. Es wird ein Speicherordner vorgeschlagen. Klicken Sie auf Durchsuchen, wenn Sie einen anderen Ordner auswählen möchten. Klicken Sie auf OK, um die PDF-Erstellung zu starten.

  6. In allen Fällen wird das Informationsfenster Ergebnisse mit Angaben zur Konvertierung geöffnet. Dort können Sie den Zielordner öffnen oder eine erzeugte PDF-Datei durch Doppelklicken auf ihren Dateinamen öffnen.

Tipp

Wenn Sie den Zielordner für die automatische Speicherung ändern möchten, öffnen Sie das Dialogfeld Einstellungen und wählen Sie die Option Zur Auswahl eines Anhangs auffordern. Dann können Sie einen anderen Zielordner auswählen. Anschließend wählen Sie im Dialogfeld Einstellungen wieder die Option Alle Anhänge konvertieren.

 

PDF-Dateien erstellen und importieren

Wenn Sie eine E-Mail schreiben, können Sie Nicht-PDF-Dateien von Ihrer Festplatte in einem Arbeitsschritt in PDF konvertieren und an die E-Mail anhängen. Siehe Hilfethema: PDF-Dateien erstellen und an E-Mails anhängen.

 

Hinweise

Wird die Werkzeugleiste Nuance PDF in Ihrer E-Mail-Anwendung nicht angezeigt, wählen Sie im Menü Ansicht den Befehl Symbolleisten und markieren Sie die Option Nuance PDF. Ist diese Option nicht aufgeführt, führen Sie das Installationsprogramm von PDF Professional erneut aus, um die Integration der E-Mail-Anwendung zu aktivieren, wie unter Angepasste Installation beschrieben.

Enthält der Ordner der Quelldatei bereits eine PDF-Datei mit demselben Dateinamen, wird an den Dateinamen der erstellten PDF-Datei zur Unterscheidung eine Nummer angehängt.

Ist auf Ihrem System Nuance PDF Converter installiert, enthält die Nuance-Werkzeugleiste eine zusätzliche Schaltfläche zur Konvertierung von PDF-Dateianhängen in andere Dateitypen. Wenn Sie über Nuance PDF Converter Professional 7 verfügen, sind außerdem noch zwei weitere Schaltflächen vorhanden, mit denen Sie E-Mails oder E-Mail-Ordner im Format PDF archivieren bzw. auf zusätzliche Einstellungen zugreifen können.

 

Aus E-Mail-Anhängen