PDF-Dateien aus Microsoft Outlook und Lotus Notes erstellen

Sie können während der Arbeit in Microsoft Outlook oder IBM Lotus Notes PDF-Dateien erstellen. Die PDF-Dateien können Sie erstellen aus:

• Nicht-PDF-Dateianhängen in E-Mails, die auf dem eigenen Computer gespeichert werden sollen.

• Nicht-PDF-Dateien auf Ihrem eigenen Computer, die an die aktuell geöffnete E-Mail angehängt werden sollen.

• Einem oder mehreren E-Mail-Objekten, die als Archiv auf Ihrem eigenen Computer gespeichert werden sollen.

Im Folgenden erläutert dieses Kapitel hauptsächlich die Archivierung von E-Mails und bietet Verknüpfungen zu anderen Archivthemen der Hilfe an.

PDF Professional bietet Add-ins für MS Outlook 2003-2007 und Lotus Notes (Version 8.5), mit denen Sie ausgewählte E-Mail-Objekte oder ganze Ordner in PDF-Dateien konvertieren können. Die Funktionen sind aus der Nuance PDF-Werkzeugleiste im Outlook-Hauptfenster sowie in einem geöffneten Nachrichtenfenster aus der Nuance PDF-Werkzeugleiste bzw. -Funktionsleiste verfügbar. Sie können auch über entsprechende Elemente in Lotus Notes darauf zugreifen.

Die Werkzeugleisten enthalten folgende Schaltflächen:
 

Ordner archivieren: Mit dieser Option werden alle Objekte im ausgewählten Ordner (mit oder ohne Unterordner) archiviert. Diese Schaltfläche steht nur im Outlook-Hauptfenster zur Verfügung.

E-Mail archivieren: Mit dieser Option werden aus den im Outlook-Hauptfenster ausgewählten E-Mails oder aus einer in einem Nachrichtenfenster geöffneten E-Mail eine bzw. mehrere PDF-Dateien erstellt.

Einstellungen: Mit dieser Option öffnen Sie das Dialogfeld, in dem Sie die Parameter für die Archivierung definieren können.

Nuance PDF-Werkzeugleiste im Hauptfenster aller unterstützten Outlook- und Lotus Notes-Versionen

Nuance PDF-Werkzeugleiste im Nachrichtenfenster in Outlook XP und 2003 sowie in Lotus Notes

Nuance PDF-Werkzeugleiste im Nachrichtenfenster in Outlook 2007 und 2010

So erstellen Sie PDF-Dateien über die Microsoft Outlook- oder Lotus Notes-Werkzeugleiste:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen , um das Dialogfeld Einstellungen zu öffnen, in dem Sie Optionen für die E-Mail-Archivierung auswählen können.

2. Klicken Sie auf E-Mail archivieren oder auf Ordner archivieren .

Weitere Informationen finden Sie in folgenden Abschnitten:

E-Mail-Objekte archivieren

E-Mail-Objekte in separaten Dateien archivieren

E-Mail-Objekte in einer PDF-Datei zusammenstellen

E-Mail-Objekte in einem PDF-Paket zusammenstellen

Ordner archivieren.

E-Mail-Nachrichten in Outlook 2002 und Lotus Notes archivieren

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen .

2. Wählen Sie im Dialogfeld Einstellungen die gewünschte PDF-Version aus und legen Sie fest, wie mit E-Mail-Anhängen verfahren werden soll. Schließen Sie das Dialogfeld.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche E-Mail archivieren .

4. Das Dialogfeld Speichern unter wird eingeblendet. Übernehmen Sie die angezeigten Standardwerte für Zielordner und Dateinamen oder ändern Sie sie. Klicken Sie auf OK. Die erzeugten PDF-Dateien erhalten automatisch den Betreff der ausgewählten E-Mail als Dateinamen. Standardmäßig ist der Ordner Eigene Dokumente > PDF-Favoriten > Outlook-Archiv ausgewählt. Unter Vista: Dokumente > PDF-Favoriten > Outlook-Archiv.
    

5. Klicken Sie auf Speichern.

   Die Archivierung beginnt. Die generierte PDF-Datei (ggf. mit Anhängen) wird im Zielordner gespeichert.

So archivieren Sie eine in Outlook 2007 geöffneten E-Mail-Nachricht:

1. Klicken Sie auf das Register Nuance PDF.

2. Gehen Sie nach den obigen Schritten 1 bis 5 vor.

Hinweise

Ist die Werkzeugleiste Nuance PDF nicht auf dem Bildschirm zu sehen, lesen Sie bitte unter Fehlerbehebung nach.

Aus Microsoft Outlook und Lotus Notes