PDF-Dateien aus Microsoft Outlook und Lotus Notes erstellen

Sie können während der Arbeit in Microsoft Outlook oder IBM Lotus Notes PDF-Dateien erstellen. Die PDF-Dateien können Sie erstellen aus:

  • Nicht-PDF-Dateianhängen in E-Mails, die auf dem eigenen Computer gespeichert werden sollen.

  • Nicht-PDF-Dateien auf Ihrem eigenen Computer, die an die aktuell geöffnete E-Mail angehängt werden sollen.

  • Einem oder mehreren E-Mail-Objekten, die als Archiv auf Ihrem eigenen Computer gespeichert werden sollen.

Im Folgenden erläutert dieses Kapitel hauptsächlich die Archivierung von E-Mails und bietet Verknüpfungen zu anderen Archivthemen der Hilfe an.

 

PDF Professional bietet Add-ins für MS Outlook 2003-2007 und Lotus Notes (Version 8.5), mit denen Sie ausgewählte E-Mail-Objekte oder ganze Ordner in PDF-Dateien konvertieren können. Die Funktionen sind aus der Nuance PDF-Werkzeugleiste im Outlook-Hauptfenster sowie in einem geöffneten Nachrichtenfenster aus der Nuance PDF-Werkzeugleiste bzw. -Funktionsleiste verfügbar. Sie können auch über entsprechende Elemente in Lotus Notes darauf zugreifen.

 

Die Werkzeugleisten enthalten folgende Schaltflächen:
 

Ordner archivieren: Mit dieser Option werden alle Objekte im ausgewählten Ordner (mit oder ohne Unterordner) archiviert. Diese Schaltfläche steht nur im Outlook-Hauptfenster zur Verfügung.

E-Mail archivieren: Mit dieser Option werden aus den im Outlook-Hauptfenster ausgewählten E-Mails oder aus einer in einem Nachrichtenfenster geöffneten E-Mail eine bzw. mehrere PDF-Dateien erstellt.

Einstellungen: Mit dieser Option öffnen Sie das Dialogfeld, in dem Sie die Parameter für die Archivierung definieren können.

 

Nuance PDF-Werkzeugleiste im Hauptfenster aller unterstützten Outlook- und Lotus Notes-Versionen

PDF Converter conv%206%20toolbar%20main Aus Microsoft Outlook und Lotus Notes
 

Nuance PDF-Werkzeugleiste im Nachrichtenfenster in Outlook XP und 2003 sowie in Lotus Notes

PDF Converter conv%206%20toolbar%20message Aus Microsoft Outlook und Lotus Notes
 

Nuance PDF-Werkzeugleiste im Nachrichtenfenster in Outlook 2007 und 2010

PDF Converter eng outlook add in pro Aus Microsoft Outlook und Lotus Notes

 

So erstellen Sie PDF-Dateien über die Microsoft Outlook- oder Lotus Notes-Werkzeugleiste:

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen PDF Converter button archive settings Aus Microsoft Outlook und Lotus Notes, um das Dialogfeld Einstellungen zu öffnen, in dem Sie Optionen für die E-Mail-Archivierung auswählen können.

  2. Klicken Sie auf E-Mail archivieren PDF Converter button archive letter Aus Microsoft Outlook und Lotus Notes oder auf Ordner archivieren PDF Converter button archive folder Aus Microsoft Outlook und Lotus Notes.

Weitere Informationen finden Sie in folgenden Abschnitten:

E-Mail-Objekte archivieren

E-Mail-Objekte in separaten Dateien archivieren

E-Mail-Objekte in einer PDF-Datei zusammenstellen

E-Mail-Objekte in einem PDF-Paket zusammenstellen

Ordner archivieren.

 

E-Mail-Nachrichten in Outlook 2002 und Lotus Notes archivieren

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen PDF Converter button archive settings Aus Microsoft Outlook und Lotus Notes.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Einstellungen die gewünschte PDF-Version aus und legen Sie fest, wie mit E-Mail-Anhängen verfahren werden soll. Schließen Sie das Dialogfeld.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche E-Mail archivieren PDF Converter button archive letter Aus Microsoft Outlook und Lotus Notes.

  4. Das Dialogfeld Speichern unter wird eingeblendet. Übernehmen Sie die angezeigten Standardwerte für Zielordner und Dateinamen oder ändern Sie sie. Klicken Sie auf OK. Die erzeugten PDF-Dateien erhalten automatisch den Betreff der ausgewählten E-Mail als Dateinamen. Standardmäßig ist der Ordner Eigene Dokumente > PDF-Favoriten > Outlook-Archiv ausgewählt. Unter Vista: Dokumente > PDF-Favoriten > Outlook-Archiv.
     

  5. Klicken Sie auf Speichern.

    Die Archivierung beginnt. Die generierte PDF-Datei (ggf. mit Anhängen) wird im Zielordner gespeichert.

So archivieren Sie eine in Outlook 2007 geöffneten E-Mail-Nachricht:

  1. Klicken Sie auf das Register Nuance PDF.

  2. Gehen Sie nach den obigen Schritten 1 bis 5 vor.

Hinweise

Ist die Werkzeugleiste Nuance PDF nicht auf dem Bildschirm zu sehen, lesen Sie bitte unter Fehlerbehebung nach.

 

Aus Microsoft Outlook und Lotus Notes