Archivado de carpetas
Puede archivar carpetas completas con o sin subcarpetas en Microsoft Outlook o Lotus Notes (versión 8.5).
Las carpetas pueden ser las tradicionales (Bandeja de entrada, Elementos enviados, Correo grande, Para seguimiento…), las carpetas personalizadas o archivadas, el Calendario, las Tareas o los Contactos.
Para archivar carpetas de correo electrónico
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En su sistema de correo, seleccione una carpeta.
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Haga clic en
para visualizar el cuadro de diálogo Configuración con el panel Configuración de archivado de correo abierto.
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Seleccione Formato para archivar y Método para archivar.
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Además, para archivar subcarpetas, seleccione Archivar subcarpetas.
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Para cerrar el cuadro de diálogo, haga clic en Aceptar.
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Haga clic en
. Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar carpeta. En Outlook, el programa ofrece la carpeta Documentos > Favoritos de PDF > Archivo de Outlook. Seleccione una carpeta de destino para archivar y, luego, haga clic en Aceptar. Comienza el proceso de archivado, con indicación de progreso y (si es necesario) mensajes de advertencia.
El contenido de la carpeta seleccionada se guardará en la carpeta de destino. La estructura de carpetas creada en el sistema de archivos es la misma que la de carpetas del sistema de correo.
Consejo:
Cuando se archivan las carpetas completas con un archivo PDF separado generado para cada elemento seguramente la cantidad de archivos generados será grande. Cada cita del calendario, cada tarea o cada contacto se considera un elemento separado. Tal vez es preferible archivar un único archivo PDF o un paquete. Para evitar el archivado de archivos innecesarios, cree una carpeta temporal para tener solamente los archivos necesarios y archive esa carpeta.