Creación de archivos PDF desde sistemas de administración de documentos y dentro de estos.
Desde PDF Professional Enterprise, el Asistente de PDF Create puede importar archivos uno por vez desde un sistema de administración de documentos (DMS). Para ello, abra el Asistente y haga clic en 
Agregar. Si en su equipo se detectan uno o más sistemas DMS, aparecerá el elemento de menú Agregar desde DMS.
Si solo se encuentra instalado un único DMS (generalmente ese es el caso), este elemento lo envía directamente a la interfaz de DMS. Si se detectan más de un DMS, aparece el cuadro de diálogo Abrir desde DMS para que pueda seleccionar uno. Este cuadro de diálogo siempre ofrece el último DMS usado pero le permite cambiarlo.
Los archivos importados desde un DMS son copias de solo lectura. Los originales permanecen sin modificaciones.
Microsoft SharePoint
PDF Professional 7 (junto con PDF Create) es compatible con este DMS, lo cual brinda la interfaz necesaria compuesta por tres cuadros de diálogo.
Esto abre una ubicación de SharePoint definida, lo que le permite seleccionar un único archivo. El botón Sitios abre el cuadro de diálogo Sitios de SharePoint para que pueda trasladarse a un sitio diferente.
Esta opción le permite mantener una lista de distintos sitios de SharePoint. Haga clic en Agregar para abrir el cuadro de diálogo Configuración de conexión.
Esta opción le permite proporcionar el nombre de un servidor o un sitio, o una dirección URL específica para un sitio de SharePoint. También permite que un sitio se establezca como predeterminado para que, al hacer clic en Agregar desde DMS, aparezca ese sitio.
Compatibilidad adicional con DMS
Los sistemas compatibles se detallan en los requisitos del sistema.
El acceso a Hummingbird Enterprise y DOCSOpen, Interwoven Worksite y LiveLink se logra directamente mediante su propia interfaz, lo que le permite acceder a los archivos.
Los archivos PDF que puede crear también se pueden guardar en el DMS, nuevamente, uno por vez. Consulte Guardado en sistemas de administración de documentos.
Trabajo en el lugar
Al trabajar en SharePoint, Hummingbird Enterprise o Interwoven Worksite, los controles de Nuance PDF ofrecen dos servicios:
-
Seleccionar un único archivo que no sea PDF en la interfaz del DMS y convertirlo en un archivo PDF en el lugar. El archivo de origen permanece intacto. El PDF adquiere el mismo nombre que el archivo de origen y, en forma predeterminada, se guarda en la misma ubicación.
- Seleccionar un único archivo que no sea PDF desde el equipo local para convertirlo en un PDF e importarlo en el sistema DMS en la ubicación de ese momento o bien en una definida por el usuario.
En ambos casos, estas conversiones directas se llevan a cabo en segundo plano. Los archivos de imágenes (bmp, jpg, png, tif, etc.) y los archivos xps, ps y eps se procesan directamente con la configuración predeterminada adecuada. Otros documentos (como los archivos Word) se imprimen en PDF Create. Esto supone que la aplicación de origen relacionada con el tipo de archivo debe encontrarse en su sistema. En esos casos, la conversión se realiza empleando la configuración de ese momento en el controlador de la impresora de PDF.
Para crear archivos PDF desde SharePoint
Para que esta funcionalidad esté disponible en SharePoint, debe configurarla un administrador. En la documentación de Enterprise, se encuentra una guía sobre esto.
Para crear un archivo PDF a partir de un archivo compatible que no sea PDF en SharePoint, selecciónelo y elija Crear PDF desde el menú contextual. Seleccione Enviar PDF para que el archivo PDF se adjunte a un nuevo mensaje de correo en la aplicación de correo predeterminada para tal fin, sin que se guarde ninguna copia local en SharePoint.
Para crear un PDF desde un archivo externo, ingrese en la carpeta de SharePoint deseada y abra el menú Nuevo. Seleccione el elemento Nuevo archivo Nuance PDF (puede tener un nombre diferente porque el administrador puede decidirlo). Luego, busque el archivo.
Para crear archivos PDF desde Hummingbird Enterprise
Para crear un PDF a partir de un archivo de Hummingbird, use el elemento del menú contextual Crear PDF desde la aplicación cliente de Extensión DM de Windows Explorer. Este menú contextual aparece al hacer clic en un archivo que no sea PDF y que sea compatible con PDF Create. Vea la lista de tipos de archivos compatibles en el tema Asistente de PDF Create. También se encuentra disponible el elemento Enviar PDF.
Para crear un PDF desde un archivo externo, seleccione Crear nuevo PDF desde el menú Documento. Al generar el perfil del documento, se define el documento de origen y la ubicación de destino en Hummingbird.
Para crear archivos PDF desde Interwoven Worksite
Use el menú Nuance PDF desde el complemento Nuance PDF en la aplicación cliente DeskSite. Este le permite obtener acceso a ambas funcionalidades.
En Hummingbird DOCSOpen y en LiveLink no es posible abrir los archivos de origen directamente desde su sistema de administración de documentos. Use la opción Agregar/Abrir desde DMS en el Asistente de Create para acceder a un archivo y luego, seleccione Guardar en DMS para guardar el archivo PDF resultante en su DMS. Para obtener detalles, consulte Guardado en sistemas de administración de documentos.
En la Guía de implementación (empresarial) en red de PDF Professional puede obtener más asistencia sobre el uso de DMS.