Acerca de la indexación de documentos PDF
Un índice almacena el contenido de muchos archivos PDF de manera compacta y adecuada a fin de facilitar las tareas de búsqueda y recuperación.
Para crear o actualizar un índice, utilice el comando Documento > Procesamiento avanzado > Crear índices de textos completos.
Puede indexar documentos PDF escritos en idiomas que usen caracteres romanos o asiáticos (chino, japonés o coreano). No sólo puede indexar texto, sino también marcadores, comentarios, archivos adjuntos, firmas digitales, campos de formularios, metadatos y otras propiedades personalizadas del documento.
Puede crear un archivo de índice a partir de todos los archivos PDF en un conjunto de carpetas que usted defina. Antes de comenzar, debe elegir una carpeta donde se almacenará el índice. La indexación se realiza en segundo plano. Se crea un pequeño archivo de definición del índice, con la extensión zpi, que corresponde a los archivos de índice que se almacenan en una subcarpeta creada automáticamente con el mismo nombre del archivo zpi, con un sufijo _index.
Estos índices de búsqueda no se encuentran incrustados en los archivos PDF. Para que estén disponibles para otros usuarios, deberá guardarlos en una ubicación compartida. Utilice un comando diferente para crear un índice incorporado para un único documento, de manera tal que sea verdaderamente portátil.
Preparación para la indexación
Reúna todos los documentos PDF que han de indexarse en una o más carpetas. Si escoge carpetas existentes, asegúrese de incluir sólo archivos PDF que desee indexar.
Si piensa cambiar de lugar los archivos PDF con su índice, es mejor guardarlos en una sola carpeta.
Agregue propiedades de documento a documentos PDF para usarlas como criterios de búsqueda.
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Para agregar título, tema, autor, URL base y algunas palabras clave que describan el contenido, vaya a Documento > Propiedades de documento > Descripción. Para agregar Campos personalizados, vaya a Propiedades de documento > Personalizar.
Notas
Tenga en cuenta que si crea un índice de texto completo antes de eliminar texto de un documento para quitar información confidencial, dicha información NO se eliminará del índice y se podrá acceder a ella fácilmente. Al finalizar la eliminación, se le sugerirá que también inspeccione el documento. Acepte la sugerencia y elimine el índice. Le recomendamos que realice la eliminación y la inspección en una copia del documento. De esta manera, el índice permanecerá en el documento original.
La indexación de cientos de archivos PDF grandes puede tomar tiempo y demandar recursos informáticos. Le recomendamos que la realice en algún momento libre.