Création de fichiers PDF depuis des pièces jointes à des e-mails
Le programme vous permet de créer des fichiers PDF depuis des pièces jointes à des e-mails dans Microsoft Outlook ou dans Lotus Notes (version 8.5).
Pour créer ces fichiers, cliquez sur l’outil 
Créer des PDF depuis les pièces jointes qui apparaît dans la barre d’outils Nuance PDF, à la fois dans la fenêtre principale et dans la fenêtre de message. Le menu Nuance PDF offre une commande similaire. L’outil est activé lorsque le message sélectionné possède une pièce jointe.
Cette commande fonctionne sur les pièces jointes au message actuellement ouvert. Pour chaque pièce jointe est créé un fichier PDF ; chaque PDF prend le nom de la pièce jointe correspondante. Vous pouvez spécifier un dossier cible pour les fichiers PDF générés. Si une pièce jointe est déjà au format PDF, elle est simplement enregistrée dans le dossier cible, sans aucun traitement. Si les fichiers joints sont de formats mixtes, les fichiers PDF sont enregistrés directement ; les autres fichiers sont convertis en PDF.
Un avertissement apparaît si le traitement d’un fichier a échoué. Les fichiers image (bmp, jpg, png, tif, etc.), xps, ps et eps sont traités directement. Les autres documents (par exemple, les fichiers Word) sont « imprimés » au format PDF, via PDF Create. Cette opération requiert que l’application native associée soit installée sur votre ordinateur.
Lors de la première utilisation, le dossier d’enregistrement par défaut est [Mes documents]\Favoris PDF\Archive Outlook. Pour modifier ce dossier, utilisez le bouton Parcourir de la boîte de dialogue Liste des fichiers joints, comme décrit ci-dessous.
La description suivante s’applique à Microsoft Outlook, mais vaut également pour Lotus Notes.
Définition des préférences
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Cliquez sur l’outil
Paramètres de la barre d’outils Nuance PDF pour Outlook. Si cette barre d’outils n’est pas visible, sélectionnez Affichage > Barres d’outils > Nuance PDF pour Outlook dans la barre de menus principale.
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Dans l’onglet Création de PDF de la boîte de dialogue Paramètres, spécifiez le mode de traitement des messages comportant plusieurs pièces jointes :
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- Sélectionnez Convertir toutes les pièces jointes pour convertir automatiquement toutes les pièces jointes, sans aucune intervention de votre part, et les enregistrer dans le dernier dossier d’enregistrement utilisé.
- Sélectionnez Sélectionner les fichiers à convertir pour afficher la liste des pièces jointes, indiquer celles que vous souhaitez convertir et spécifier un dossier d’enregistrement.
Création de fichiers PDF depuis des pièces jointes
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Sélectionnez un message comportant une ou plusieurs pièces jointes dont le format est pris en charge.
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Cliquez sur l’outil
Créer des PDF depuis les pièces jointes de la barre d’outils Nuance PDF pour Outlook, ou sélectionnez l’élément de menu correspondant.
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Si vous avez sélectionné l’option Convertir toutes les pièces jointes dans la boîte de dialogue Paramètres, toutes les pièces jointes sont automatiquement converties, et les PDF correspondants sont enregistrés dans le dernier dossier utilisé.
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Si vous avez sélectionné la seconde option, la boîte de dialogue Liste des pièces jointes s’affiche, vous permettant de choisir les pièces jointes à convertir.
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Un dossier cible est proposé. Cliquez sur Parcourir pour le modifier. Cliquez sur OK pour lancer la création.
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Dans tous les cas, la zone Résultats vous informe de la réussite de la conversion, et vous permet d’ouvrir le dossier de sortie ou d’afficher un fichier PDF généré en cliquant deux fois sur son nom.
Astuce
Pour modifier le dossier où sont automatiquement enregistrés les fichiers convertis, ouvrez la boîte de dialogue Paramètres, puis choisissez l’option Sélectionner les fichiers à convertir. Vous serez invité à définir un dossier d’enregistrement lors de la prochaine conversion. Pour rétablir la conversion automatique vers ce nouveau dossier, accédez de nouveau à la boîte de dialogue Paramètres et sélectionnez Convertir toutes les pièces jointes.
Création et importation de fichiers PDF
Lorsque vous rédigez un e-mail, vous pouvez sélectionner des fichiers enregistrés dans un format autre que le format PDF sur votre ordinateur, afin que ceux-ci soient convertis au format PDF et joints à votre message. Pour obtenir plus d’informations, reportez-vous à la rubrique : Création de fichiers PDF à joindre à des e-mails.
Remarques
Si la barre d’outils Nuance PDF n’est pas visible dans votre programme de messagerie, sélectionnez Affichage > Barre d’outils et sélectionnez la barre d’outils Nuance PDF. Si cette barre d’outils ne figure pas dans la liste, exécutez de nouveau le programme d’installation de PDF Converter Professional afin d’intégrer le logiciel à votre programme de messagerie. Pour plus d’informations à ce sujet, reportez-vous à la rubrique Installation personnalisée.
Si un des PDF que vous êtes sur le point de créer porte le même nom qu’un PDF existant dans le dossier d’enregistrement, un suffixe numéral est ajouté au nouveau fichier afin de le distinguer du fichier existant.
Si vous avez installé Nuance PDF Converter, la barre d’outils Nuance PDF propose un bouton supplémentaire, permettant de déverrouiller des fichiers PDF joints à des messages. Si vous avez installé Nuance PDF Converter Professional 7, deux boutons supplémentaires sont ajoutés, vous permettant d’archiver des messages ou des dossiers de messages au format PDF ; le bouton Paramètres donne accès à un éventail d’options beaucoup plus large.