Création de fichiers PDF depuis des systèmes de gestion documentaire
Avec la version Enterprise de PDF Converter Professional, l’Assistant PDF Create peut importer individuellement des fichiers depuis un système de gestion documentaire (SGD). Pour ce faire, ouvrez l’Assistant PDF Create et cliquez sur 
Ajouter. Si l’Assistant détecte un ou plusieurs systèmes de gestion documentaire sur votre ordinateur, l’élément de menu Ajouter depuis un SGD est disponible.
Si un seul SGD est installé (comme cela est généralement le cas), l’interface de votre SGD est automatiquement ouverte dès lors que vous cliquez sur cet élément de menu. Si plusieurs SGD sont détectés, la boîte de dialogue Ouvrir depuis un SGD apparaît, vous permettant d’en sélectionner un. Par défaut, cette boîte de dialogue affiche le dernier SGD utilisé, mais vous pouvez en changer si vous le souhaitez.
Les fichiers importés depuis le SGD sont en fait des copies en lecture seule ; les originaux ne sont pas modifiés.
Microsoft SharePoint
PDF Professional 7 (et PDF Create) prend en charge ce système de gestion documentaire. Son interface se compose de trois boîtes de dialogue :
Cette boîte de dialogue permet d’ouvrir des emplacements SharePoint définis pour y sélectionner un fichier. Le bouton Sites permet d’accéder à la boîte de dialogue Sites SharePoint, à partir de laquelle vous pouvez changer de site.
Cette boîte de dialogue vous permet de gérer une liste des différents sites SharePoint. Cliquez sur Ajouter pour ouvrir la boîte de dialogue Paramètres de connexion.
Dans cette boîte de dialogue, vous pouvez indiquer le nom d’un serveur et d’un site, ou entrer l’URL exacte d’un site SharePoint. Vous pouvez également définir un site par défaut qui s’affichera automatiquement lorsque vous sélectionnerez Ajouter depuis un SGD.
Autres systèmes de gestion documentaire pris en charge
Les systèmes pris en charge sont détaillés dans la rubrique Environnement requis.
L’accès à Hummingbird Enterprise, DOCSOpen, Interwoven WorkSite et LiveLink se fait par l’intermédiaire de leur interface spécifique.
Les fichiers PDF que vous créez peuvent également être enregistrés vers votre SGD, là encore, un par un. Pour plus de détails, reportez-vous à la rubrique Enregistrement vers des systèmes de gestion documentaire.
Utilisation des fonctions de PDF Create depuis un SGD
Des commandes Nuance PDF sont à votre disposition lorsque vous travaillez dans SharePoint, Hummingbird Enterprise ou Interwoven Worksite. Ces commandes vous permettent de :
-
Sélectionner un fichier qui n’est pas au format PDF au sein de l’interface du SGD, et le convertir au format PDF sans quitter le SGD. Le fichier source reste inchangé. Le PDF prend le nom du fichier source et est enregistré, par défaut, dans le même dossier.
- Sélectionner un fichier qui n’est pas au format PDF sur votre système de fichiers, le convertir au format PDF et l’importer ensuite dans le SGD, dans le dossier en cours ou à un emplacement défini.
Dans un cas comme dans l’autre, il s’agit de conversions directes effectuées en arrière-plan. Les fichiers image (bmp, jpg, png, tif, etc.), xps, ps et eps sont traités directement en utilisant les paramètres par défaut. Les autres documents (par exemple, les fichiers Word) sont « imprimés » au format PDF, via PDF Create. Cette opération requiert que l’application native associée soit installée sur votre ordinateur. Pour ce type de conversion, les paramètres définis pour le pilote d’impression PDF sont utilisés.
Pour créer des fichiers PDF depuis SharePoint
Pour être disponible sous SharePoint, cette fonctionnalité doit avoir été configurée et activée par un administrateur. Pour plus d’informations, reportez-vous à la documentation de la version Enterprise.
Pour créer un PDF à partir d’un fichier compatible dans SharePoint, sélectionnez le fichier en question et choisissez Créer un PDF dans le menu contextuel. Sélectionnez Envoyer le PDF par e-mail pour joindre le fichier PDF à un nouvel e-mail de votre application de messagerie par défaut, sans enregistrer de copie locale dans SharePoint.
Pour créer un PDF à partir d’un fichier externe, accédez au dossier SharePoint souhaité et ouvrez le menu Nouveau. Choisissez l’élément Nouveau PDF Nuance (cette option peut s’intituler différemment car l’administrateur peut modifier son nom), puis naviguez jusqu’au fichier.
Pour créer des fichiers PDF depuis Hummingbird Enterprise
Pour créer un PDF à partir d’un fichier dans Hummingbird, utilisez la commande Créer un PDF du menu contextuel Extension DM de l’application client dans l’Explorateur Windows. Ce menu contextuel s’affiche lorsque que vous cliquez sur un fichier non PDF, dont le format est compatible avec PDF Create. Consultez la rubrique Assistant PDF Create pour connaître les types de fichiers pris en charge. La commande Envoyer le PDF par e-mail est également disponible.
Pour créer un fichier PDF à partir d’un fichier externe, choisissez la commande Créer un PDF dans le menu Document. Lors de la définition du profil du document, définissez le document source et le dossier cible dans Hummingbird.
Pour créer des fichiers PDF depuis Interwoven WorkSite
Utilisez le menu Nuance PDF du complément Nuance PDF dans l’application client DeskSite. Ce menu vous permet d’accéder aux deux fonctionnalités.
Avec Hummingbird DOCSOpen et LiveLink, il n’est pas possible d’ouvrir directement des fichiers source depuis votre système de gestion documentaire (SGD). Sélectionnez Ajouter/Ouvrir depuis un SGD dans l’Assistant PDF Create pour accéder à un fichier, puis choisissez ensuite Enregistrer vers un SGD pour enregistrer le fichier PDF généré sur votre SGD. Pour plus de détails, reportez-vous à la rubrique Enregistrement vers des systèmes de gestion documentaire.
Vous trouverez plus d’informations sur l’utilisation des SGD dans le guide consacré au déploiement réseau de PDF Converter Professional, version Enterprise.