Numérotation Bates
Cette fonction est disponible dans la version Enterprise de PDF Converter Professional.
L’application d’une numérotation Bates est particulièrement pratiquée dans les domaines juridiques, médicaux et commerciaux pour identifier de façon unique chaque page d’un lot de documents, à l’aide de numéros incrémentés automatiquement. Le numéro Bates apparaît dans l’en-tête ou le pied de page d’une sélection de pages (en général et par défaut, il s’agit de toutes les pages). Il peut inclure un préfixe et/ou un suffixe, et être combiné avec d’autres éléments de texte d’en-tête et de pied de page définis par l’utilisateur ou automatiquement prédéfinis par le biais de variables (numéros de page, propriétés de document comme Objet, Titre, Auteur, etc.). Le numéro Bates est placé en tant que variable dans un en-tête ou un pied de page.
Après avoir défini la liste des fichiers auxquels vous souhaitez appliquer une numérotation Bates, ouvrez la boîte de dialogue En-têtes et pieds de pages. La numérotation Bates apparaît en première position dans la liste des variables. Vous pouvez néanmoins effectuer la sélection de votre choix et créer un en-tête ou un pied de page sans numéro Bates. En aucun cas les numéros Bates n’organisent ou n’indexent vos documents ou modifient leur noms.
Remarque
Les fichiers cryptés ou protégés par une signature numérique ne peuvent faire l’objet d’une numérotation Bates.
Ajout d’une numérotation Bates
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Pour ouvrir la boîte de dialogue Ajouter des numéros Bates, sélectionnez Document > Numérotation Bates > Ajouter.
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Cliquez sur Ajouter fichiers. La boîte de dialogue Ajouter des fichiers apparaît.
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Sélectionnez un ou plusieurs fichiers pour les ajouter à la file d’attente de numérotation. Vous pouvez également sélectionner un dossier. Pour inclure les fichiers actuellement ouverts dans PDF Converter Professional, choisissez Inclure les documents ouverts.
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Pour modifier l’ordre des fichiers déjà présents dans la file d’attente, sélectionnez un fichier et cliquez sur Vers le haut ou Vers le bas ou cliquez sur Supprimer fichiers pour supprimer le(s) fichier(s) sélectionné(s) de la file.
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Cliquez sur Aperçu pour vérifier que l’application des numéros s’est faite sur les bons documents. Veillez à définir l’ordre des fichiers avant d’appliquer la numérotation.
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Cliquez sur Sortie pour afficher la boîte de dialogue Ajout de numéros Bates – Options de sortie.
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Indiquez le dossier de destination : choisissez le même dossier que celui contenant le fichier d’origine, ou cliquez sur Parcourir pour sélectionner le dossier de votre choix.
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Définissez les règles de dénomination des fichiers : vous pouvez conserver leur nom d’origine, y ajouter un préfixe et/ou suffixe, ou les remplacer par un numéro Bates de début et de fin, comme illustré à l’écran.
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Indiquez si vous souhaitez écraser les fichiers existants ou enregistrer les fichiers sous un nouveau nom.
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Vous pouvez créer un fichier journal automatique : cliquez sur Parcourir pour choisir l’emplacement où il sera enregistré.
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Cliquez sur OK pour revenir à la boîte de dialogue Ajouter des numéros Bates.
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Cliquez sur OK dans la boîte de dialogue Ajouter des numéros Bates pour ouvrir la boîte de dialogue Ajout d’en-tête et de pied de page.
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Si vous le souhaitez, sélectionnez un plan existant dans la liste déroulante. Sélectionnez Poursuivre la numérotation du travail précédent, avec le plan actuellement sélectionné pour assurer une numérotation Bates continue des documents traités avec ce plan.
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Dans la zone de sélection Variables, choisissez Numéro Bates et cliquez sur Paramètres.
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Dans la boîte de dialogue Options de numérotation Bates, indiquez le nombre de chiffres (entre 6 et 15) à utiliser, le numéro de début et, le cas échéant, un préfixe et/ou suffixe aux numéros Bates qui seront appliqués sur votre document. Cliquez ensuite sur OK.
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Indiquez l’emplacement où les numéros Bates doivent être appliqués sur la page, puis cliquez sur Insérer variable.
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Pour plus d’informations sur les autres paramètres de la boîte de dialogue Ajout d’en-tête et de pied de page, reportez-vous à la rubrique En-têtes et pieds de page.
Remarque
Vous pouvez appliquer plusieurs numéros Bates à un document. Veillez donc à indiquer un emplacement différent pour un éventuel deuxième numéro.
Assurez-vous également que les numéros Bates ne chevauchent pas le texte d’un en-tête ou d’un pied de page existant. Pour afficher tous ces éléments dans la zone d’aperçu, enregistrez les données d’en-tête et de pied de page dans un plan, puis chargez ce dernier. Si vous appliquez des en-têtes et/ou pieds de page sans enregistrer le plan, ces éléments ne s’afficheront pas.
Suppression d’une numérotation Bates
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Sélectionnez Document > Numérotation Bates > Supprimer pour supprimer de façon définitive les numéros Bates des fichiers actuellement ouverts. Les autres éléments d’en-tête et/ou de pied de page seront conservés.
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Une fenêtre d’informations vous aide à mieux comprendre les résultats de l’opération.
Remarque
Les numéros Bates appliqués depuis d’autres programmes PDF ou créés avec d’autres outils sont susceptibles de ne pas être reconnus par PDF Converter Professional. Vérifiez visuellement la suppression des tampons.
Si vous insérez des pages dans un document PDF auxquels des numéros Bates ont été appliqués, ces nouvelles pages ne contiennent pas de numéros et la numérotation Bates reste identique. Si vous supprimez des pages sur lesquelles des numéros Bates étaient appliqués, les numéros Bates ne seront plus consécutifs.