Creazione di file PDF da allegati e-mail
Il programma consente di creare dei file PDF dagli allegati e-mail in Microsoft Outlook o Lotus Notes (versione 8.5).
La creazione dei file viene avviata tramite lo strumento Crea PDF da allegati 
presente sia sulla barra degli strumenti Nuance della finestra principale che su quella della finestra Nuovo messaggio. Le stesse funzionalità sono disponibili tramite il menu Nuance PDF. Lo strumento è attivo solo quando il messaggio correttamente selezionato ha degli allegati.
Questo comando opera direttamente sugli allegati all’interno del messaggio attivo. Viene creato un file PDF per ogni allegato; ciascun file PDF viene nominato come il file da cui deriva. È possibile specificare un’unica cartella di destinazione per i file PDF generati. Se l’allegato è già un file PDF, questo viene salvato direttamente nella cartella di destinazione senza alcuna elaborazione. Se gli allegati sono di diversa natura, i file PDF vengono salvati direttamente, mentre gli altri file vengono convertiti in PDF.
Se la conversione non è possibile, l’utente ne viene informato. I file di immagine (bmp, jpg, png, tif ecc.) e i file xps, ps e eps vengono elaborati direttamente. Gli altri documenti (come i file Word), vengono stampati con PDF Create. Questo significa che sul sistema devono essere installate le applicazioni native associate ai tipi di file.
Al primo utilizzo, la cartella di destinazione per il salvataggio è [Documenti]\PDF Favorites\Outlook Archive. È possibile cambiare la cartella tramite il pulsante Sfoglia della finestra di dialogo Elenco allegati, come descritto in basso.
La seguente descrizione viene fornita per Microsoft Outlook, ma è valida anche per Lotus Notes.
Impostazione preferenze
-
Selezionare lo strumento Impostazioni
sulla barra degli strumenti Nuance PDF per Outlook. Se questa barra degli strumenti non è presente, selezionare Visualizza > Barre degli strumenti > Nuance PDF per Outlook dal menu principale.
-
All’interno alla scheda Creazione di PDF della finestra di dialogo Impostazioni specificare in che modo gestire i messaggi con più allegati:
-
- Selezionare Converti tutti gli allegati per fare in modo che tutti gli allegati vengano convertiti e salvati sulla cartella utilizzata durante l’ultimo salvataggio.
- Selezionare Richiedi selezione per ricevere un elenco di allegati. Questo consente di selezionare cosa convertire e di scegliere una cartella di destinazione del salvataggio.
Creazione di PDF dagli allegati
-
Selezionare un messaggio con uno o più file allegati in formati compatibili.
-
Sulla barra degli strumenti Nuance PDF per Outlook selezionare lo strumento Crea PDF da allegati
oppure selezionare la corrispondente voce dal menu.
-
Se le preferenze sono state impostate su Converti tutti gli allegati, i file PDF verranno salvati sull’ultima cartella utilizzata.
-
Se si è scelto di ricevere la richiesta della selezione, la finestra di dialogo Elenco allegati consente di selezionare quali allegati convertire.
-
Viene proposta una cartella di destinazione. Se si desidera cambiarla, fare clic su Sfoglia. Per avviare la creazione dei file, fare clic su OK.
-
In tutti i casi, viene visualizzata la finestra informativa Risultati contenente un rapporto sulla conversione. Questa finestra consente di aprire la cartella di destinazione o di visualizzare un file PDF ottenuto, facendo doppio clic sul suo nome.
Suggerimento
Se si desidera modificare la cartella di destinazione per il salvataggio automatico, accedere a Impostazioni e selezionare il salvataggio manuale così da poter modificare la destinazione. Dopo aver effettuato un salvataggio, accedere nuovamente a Impostazioni per ripristinare la conversione automatica.
Creazione e importazione di file PDF
Durante la redazione di un messaggio e-mail in uscita, è possibile selezionare dei file non in formato PDF del proprio computer da convertire in PDF e allegare al messaggio. Vedere: Creazione di file PDF da allegare ai messaggi e-mail.
Note
Se gli strumenti Nuance PDF non vengono visualizzati dal sistema di posta elettronica, accedere a Visualizza > Barre degli strumenti e selezionare la barra degli strumenti Nuance PDF. Se questa barra non è in elenco, rieseguire il programma di installazione di PDF Professional per attivare l’integrazione con il sistema di posta, come descritto nella sezione Impostazione personalizzata.
Se nella cartella di destinazione è già presente un file PDF con il nome di quello in creazione, al nuovo file verrà aggiunto un suffisso numerico per mantenere l’univocità dei nomi dei file.
Se Nuance PDF Converter è installato, la barra degli strumenti Nuance PDF contiene un pulsante per lo sblocco degli allegati in formato PDF. Se, invece, si dispone di Nuance PDF Converter Professional 7, vengono aggiunti due pulsanti che consentono di archiviare i messaggi o le cartelle di messaggi in formato PDF; il pulsante delle impostazioni consente di accedere a un’ampia gamma di impostazioni.