L’indicizzazione di documenti PDF
Un indice memorizza il contenuto di molti file PDF in un modo compatto, adatto a semplificare la ricerca e il recupero.
Il comando Documento > Indicizzazione > Crea indici di testo completi consente di generare un nuovo indice o di aggiornarne uno esistente.
È possibile indicizzare documenti PDF scritti in lingue che usano caratteri latini o asiatici (cinese, giapponese o coreano). È possibile indicizzare non solo il testo del documento, ma anche i segnalibri, i commenti, gli allegati, le firme digitali, i campi di modulo, i metadati e altre proprietà personalizzate del documento.
È possibile creare un file indice da tutti i file PDF in una serie di cartelle definite dall’utente. Prima d’iniziare, scegliere una cartella in cui memorizzare l’indice. L’indicizzazione viene eseguita in background. Viene creato un piccolo file di definizione dell’indice, con l’estensione zpi, che si riferisce ai file indice che sono stati memorizzati in una sottocartella creata automaticamente, che ha lo stesso nome del file zip, ma con il suffisso _indice.
Questi indici di ricerca non sono incorporati nei file PDF; per renderli disponibili ad altri utenti è necessario salvarli in un percorso condiviso. Usare un comando diverso per creare un indice incorporato per un documento singolo affinché sia effettivamente portatile.
Preparazione per l’indicizzazione
Raccogliere tutti i documenti PDF da indicizzare in una o più cartelle. Se si scelgono semplicemente le cartelle esistenti, verificare di includere solo i file PDF che si desidera indicizzare.
Se s’intende spostare i file PDF con il loro indice, è meglio memorizzarli in un’unica cartella.
Aggiungere le proprietà ai documenti PDF per poterle usare come criteri di ricerca.
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Scegliere Documento > Proprietà documento > Descrizione per aggiungere il titolo, l’oggetto, l’autore, l’URL di base e alcune parole chiave che descrivono il contenuto. Scegliere Proprietà documento > Personalizzato per aggiungere campi personalizzati.
Note.
Si noti che quando si crea un indice di testo completo prima di oscurare un documento per rimuovere le sue informazioni sensibili, tali informazioni NON verranno rimosse dal suo indice e possono essere facilmente trovate. Al termine dell’oscuramento viene proposto di controllare il documento. Accettare la proposta e rimuovere l’indice. Si consiglia di eseguire l’oscuramento e il controllo sulla copia di un documento: in questo modo è possibile conservare l’indice nel documento originale.
L’indicizzazione di centinaia di file PDF di grandi dimensioni può richiedere tempo e risorse informatiche: meglio eseguirla durante la pausa pranzo.