PDF-documenten indexeren
In een index slaat u de inhoud van veel PDF-bestanden heel compact op, zodat u informatie snel kunt terugvinden en ophalen.
Maak met de opdracht Document > Geavanceerde verwerking > Volledige tekstindexen maken een nieuwe index of werk een bestaande index bij.
PDF Converter Professional indexeert PDF-documenten met Romeinse tekens en met Aziatische tekens (Chinees, Japans of Koreaans). U kunt niet alleen de tekst, maar ook de bladwijzers, opmerkingen, bijlagen, digitale handtekeningen, formuliervelden, metagegevens en andere aangepaste eigenschappen van het document indexeren.
U kunt een indexbestand maken van alle PDF-bestanden in de serie mappen die u opgeeft. Voordat u start, kiest u een map waarin de index wordt opgeslagen. Het indexeren wordt op de achtergrond uitgevoerd. Er wordt een klein indexdefinitiebestand gemaakt met de extensie zpi. Dit verwijst naar de indexbestanden die worden opgeslagen in de automatisch gemaakte submap met dezelfde naam als het zpi-bestand, aangevuld met het achtervoegsel _index.
Deze zoekindexen worden niet ingesloten in de PDF-bestanden. Als u ze aan andere gebruikers beschikbaar wilt stellen, moet u ze opslaan op een gedeelde locatie. Met een andere opdracht maakt u een ingesloten index voor één document, die overal kan worden gebruikt.
De indexering voorbereiden
Verzamel in een of meer mappen alle PDF-documenten die u wilt indexeren. Als u alleen bestaande mappen kiest, moet u ervoor zorgen dat deze alleen PDF-bestanden bevatten die u wilt indexeren.
Als u van plan bent de PDF-bestanden met index te migreren, is het beter ze in één map op te slaan.
Voeg aan PDF-documenten documenteigenschappen toe, zodat u deze kunt gebruiken als zoekcriteria.
-
Ga naar Document > Documenteigenschappen > Beschrijving om een titel, onderwerp, auteur, basis-URL en trefwoorden toe te voegen. Ga naar Documenteigenschappen > Aangepast om aangepaste velden toe te voegen.
Opmerkingen
Als u een volledige index genereert voordat u via zwartmaking gevoelige informatie uit het document verwijdert, wordt deze informatie NIET uit de index verwijderd en is deze nog toegankelijk voor anderen. Na afloop van het zwart maken wordt u gevraagd het document te inspecteren. Accepteer het aanbod en verwijder de index. We raden u aan niet het origineel maar een kopie van het document zwart te maken en te inspecteren. Op deze manier behoudt u de index in het oorspronkelijke document.
Het indexeren van grote PDF-bestanden vergt veel tijd en computercapaciteit. Doe dit daarom bij voorkeur tijdens een lunchpauze.