E-mailitems archiveren in aparte bestanden
U kunt alle geselecteerde items of een hele map (met of zonder submappen) archiveren in aparte PDF-bestanden die wordt opgeslagen in een map die u opgeeft. De gemaakte mapstructuur is identiek aan de mapstructuur in Outlook of Lotus Notes.
De naam van de PDF-bestanden wordt automatisch gegenereerd op basis van het onderwerp van het geselecteerde item. Zo nodig wordt er automatisch een volgnummer toegevoegd om dubbele bestandsnamen te voorkomen.
Outlook-items archiveren in aparte bestanden
-
Selecteer een of meer items.
-
Klik op
om naar het venster Instellingen voor e-mailarchivering van het dialoogvenster Instellingen te gaan.
-
Kies in het dialoogvenster Instellingen bij Archiveringsindeling een PDF-versie.
-
Selecteer bij Archiveringsmethode de optie E-mailberichten afzonderlijk archiveren.
-
Besluit hoe u eventuele e-mailbijlagen wilt verwerken.
-
Klik op OK om het dialoogvenster te sluiten.
-
Klik op de knop E-mail archiveren
of Map archiveren 
. Selecteer in het dialoogvenster Map selecteren de doelmap waarin u de items wilt opslaan onder de naam zoals hierboven is beschreven.
Het archiveringsproces wordt gestart en de bestanden worden gearchiveerd in de doelmap. Er wordt een voortgangsindicator weergegeven. Als zich problemen voordoen, wordt een rapport-PDF gemaakt, waaraan de bijlagen indien mogelijk worden toegevoegd, als u dit heeft opgegeven.
Opmerking:
Bij het archiveren van agenda’s wordt elke afspraak beschouwd als afzonderlijk item. Er kan dus een groot aantal PDF-bestanden worden gegenereerd. Ook elke taak en contactpersoon worden gearchiveerd in een eigen PDF-bestand.