PDF-bestanden maken van e-mailbijlagen
U kunt met het programma PDF-bestanden maken van e-mailbijlagen in Microsoft Outlook en Lotus Notes (versie 8.5).
U maakt de bestanden via de knop PDF maken van bijlagen 
. Deze knop staat op de Nuance-werkbalk die u zowel in het hoofdvenster als in de berichtvensters ziet. Via het menu Nuance PDF beschikt u over dezelfde functionaliteit. De functie is alleen beschikbaar als het geselecteerde bericht een bijlage bevat.
Deze opdracht is van toepassing op de bijlagen in het actieve bericht. Er wordt voor elke bijlage één PDF-bestand gemaakt. Elke PDF krijgt de naam van het bijlagebestand. U kunt één doellocatie opgeven voor de gegenereerde PDF-bestanden. Als de bijlage een PDF-bestand is, wordt deze zonder verdere verwerking in de doellocatie opgeslagen. Als de bijlagen van verschillende bestandstypen zijn, worden de PDF-bestanden direct opgeslagen en de overige bestanden geconverteerd naar PDF.
Er verschijnt een waarschuwing als conversie niet mogelijk is. Afbeeldingsbestanden (BMP, JPG, PNG, TIF, enzovoort) en XPS-, PS- en EPS-bestanden worden direct verwerkt. Overige documenten (zoals Word-bestanden) worden afgedrukt naar PDF Create. Dit houdt in dat het programma dat is gekoppeld aan het bestandstype op uw systeem aanwezig moet zijn.
Bij eerste gebruik is de standaard doellocatie [Mijn documenten]\PDF-favorieten\Outlook-archief. U kunt een andere doellocatie opgeven via de knop Bladeren in het dialoogvenster Lijst met bijlagebestanden. Zie hierna voor een beschrijving.
De volgende beschrijving is gebaseerd op Microsoft Outlook, maar is ook van toepassing op Lotus Notes.
Instellingsvoorkeuren
-
Kies de knop Instellingen
op de werkbalk Nuance PDF voor Outlook. Selecteer in het hoofdmenu Beeld > Werkbalken > Nuance PDF voor Outlook als u deze werkbalk niet ziet.
-
Geef op het tabblad PDF maken van het dialoogvenster Instellingen aan hoe u berichten met meerdere bijlagen wilt verwerken:
-
- Kies Alle bijlagen converteren als u altijd alle bijlagen automatisch wilt converteren en opslaan in de laatst gebruikte doellocatie.
- Kies Vragen om selectie als u een lijst met de bijlagen wilt openen. Hierin kunt u kiezen welke bijlagen u wilt converteren en een doellocatie kiezen.
PDF’s maken van bijlagen
-
Selecteer een bericht met een of meer bijlagen van een ondersteund bestandstype.
-
Klik op de werkbalk Nuance PDF voor Outlook op de knop PDF maken van bijlagen
of selecteer de gelijknamige menuoptie.
-
Als u Alle bijlagen converteren heeft gekozen, worden de PDF-bestanden opgeslagen in de laatst gebruikte map.
-
Als u Vragen om selectie heeft geselecteerd, kunt u in het dialoogvenster Lijst met bijlagebestanden kiezen welke bijlagen u wilt converteren.
-
Er wordt een doelmap voorgesteld. Klik op Bladeren om een andere map te kiezen. Klik op OK om de PDF(‘s) te maken.
-
In alle gevallen verschijnt het informatievak Resultaten met een verslag van de conversie. Hiermee kunt u de doelmap openen of een PDF-doelbestand bekijken door erop te dubbelklikken.
Tip
Als u een andere doelmap wilt opgeven voor automatische opslag, gaat u naar Instellingen, kiest u Vragen om selectie en wijzigt u de doellocatie. Vervolgens gaat u via Instellingen weer terug naar automatische conversie.
PDF-bestanden maken en importeren
Als u een nieuw e-mailbericht opstelt, kunt u op uw computer niet-PDF-bestanden selecteren om ze naar PDF te converteren en als bijlage toe te voegen aan het bericht. Zie PDF-bestanden maken als e-mailbijlage.
Opmerkingen
Als de Nuance PDF-functies niet zichtbaar zijn in het e-mailprogramma, gaat u naar Beeld > Werkbalken en kiest u de werkbalk Nuance PDF. Als deze niet in de lijst voorkomt, voert u het installatieprogramma van PDF Professional opnieuw uit. Zie Aangepaste installatie voor meer informatie.
Als er in de doellocatie al een PDF-bestand bestaat met dezelfde naam als een PDF die wordt gemaakt, wordt aan de naam van het nieuwe bestand een volgnummer toegevoegd.
Als Nuance PDF Converter is geïnstalleerd, bevat de Nuance-werkbalk een extra knop voor het converteren van PDF-bestandsbijlagen. Als u Nuance PDF Converter Professional 7 heeft, ziet u nog twee knoppen, waarmee u e-mailberichten of -mappen kunt archiveren als PDF. De knop Instellingen biedt bovendien toegang tot een groter assortiment opties.