Bestanden maken vanuit en binnen een DMS
In PDF Professional Enterprise kunt u met de PDF Create-assistent bestanden een voor een importeren uit een DMS (documentmanagementsysteem). Open hiervoor de assistent en klik op Toevoegen 
. Als er een of meer DMS-systemen op de computer worden gedetecteerd, ziet u de menuoptie Toevoegen vanuit DMS.
In de meeste gevallen is er slechts één DMS geïnstalleerd. In dit geval gaat u rechtstreeks naar de DMS-interface. Als er meer dan één DMS is gedetecteerd, verschijnt het dialoogvenster Openen vanuit DMS, waarin u een DMS kunt selecteren. Dit dialoogvenster biedt standaard altijd de laatst gebruikte DMS aan, maar u kunt ook een andere kiezen.
Bestanden die vanuit een DMS worden geïmporteerd, zijn alleen-lezen kopieën. De oorspronkelijke bestanden zijn niet beschikbaar.
Microsoft SharePoint
PDF Professional 7 ondersteunt (samen met PDF Create) dit DMS met drie dialoogvensters:
Hiermee opent u een vooraf gedefinieerde SharePoint-locatie, waarin u één bestand kunt selecteren. Met de knop Sites opent u het dialoogvenster SharePoint-sites, zodat u naar een andere site kunt gaan.
Hiermee kunt u een lijst van verschillende SharePoint-sites beheren. Klik op Toevoegen om het dialoogvenster Verbindingsinstellingen te openen.
Hierin kunt u een server en site of een exacte URL voor een SharePoint-site opgeven. U kunt hier ook één site instellen als standaardsite, zodat u direct naar deze site gaat als u op Toevoegen vanuit DMS klikt.
Overige DMS-ondersteuning
Bij Systeemvereisten vindt u een overzicht van ondersteunde documentmanagementsystemen.
Via de eigen interface van Hummingbird Enterprise en DOCSOpen, Interwoven WorkSite en LiveLink heeft u direct toegang tot de bestanden in het DMS.
U kunt PDF-bestanden die u maakt, één voor één opslaan in het DMS. Zie Opslaan in een DMS.
Werken vanuit een ander programma
Als u in SharePoint, Hummingbird Enterprise of Interwoven Worksite werkt, beschikt u over twee Nuance PDF-functies:
-
U kunt één niet-PDF in de DMS-interface selecteren en deze ter plekke converteren naar PDF. Het bronbestand blijft intact. Het PDF-bestand krijgt dezelfde naam als het bronbestand en wordt standaard op dezelfde locatie opgeslagen.
- U kunt één niet-PDF op de lokale computer selecteren, deze converteren naar PDF en importeren in de huidige of een gedefinieerde locatie in het DMS.
In beide gevallen gaat het om directe conversies die op de achtergrond worden uitgevoerd. Afbeeldingsbestanden (BMP, JPG, PNG, TIF, enzovoort) en XPS-, PS- en EPS-bestanden worden direct verwerkt op basis van geschikte standaardinstellingen. Overige documenten (zoals Word-bestanden) worden afgedrukt naar PDF Create. Dit houdt in dat het programma dat is gekoppeld aan het bestandstype op uw systeem aanwezig moet zijn. In dergelijke gevallen wordt de conversie uitgevoerd op basis van de huidige instellingen van het PDF-printerstuurprogramma.
PDF-bestanden maken vanuit SharePoint
Deze functionaliteit is alleen beschikbaar in SharePoint als deze is geconfigureerd door een beheerder. Richtlijnen hiervoor vindt u in de documentatie bij Enterprise.
Als u een PDF wilt maken van een ondersteund bestandstype (niet-PDF) in SharePoint, selecteert u het bestand en kiest u in het snelmenu PDF maken. Selecteer PDF verzenden als u de PDF als bijlage wilt bijvoegen aan een nieuw e-mailbericht in uw standaard e-mailprogramma zonder dat er een lokale kopie in SharePoint wordt geplaatst.
Als u een PDF wilt maken van een extern bestand, gaat u naar de gewenste SharePoint-map en opent u het menu Nieuw. Kies de optie Nieuwe Nuance PDF (of de naam die de beheerder voor deze optie heeft ingesteld) en blader naar het bestand.
PDF-bestanden maken in Hummingbird Enterprise
Als u een PDF wilt maken van een bestand in Hummingbird, gebruikt u de optie PDF maken in het snelmenu vanuit het clientprogramma DM Extension voor Windows Verkenner. Het snelmenu verschijnt als u op een niet-PDF-bestand klikt dat wordt ondersteund door PDF Create. Zie het onderwerp De PDF Create-assistent voor een overzicht van ondersteunde bestandstypen. De optie PDF verzenden is ook beschikbaar.
Als u een PDF-bestand wilt maken van een extern bestand, kiest u in het menu Document de optie Nieuwe PDF maken. Tijdens het opzetten van het documentprofiel definieert u het brondocument en de doellocatie in Hummingbird.
PDF-bestanden maken in Interwoven WorkSite
Gebruik het menu Nuance PDF vanuit de Nuance PDF-invoegtoepassing in het DeskSite-clientprogramma. U heeft dan toegang tot beide functies.
In Hummingbird DOCSOpen en LiveLink kunt u bronbestanden niet rechtstreeks vanuit uw DMS openen. Gebruik in de Create-assistent de optie Toevoegen / Openen vanuit DMS om een bestand te openen en Opslaan naar DMS om het PDF-doelbestand weer op te slaan in het DMS. Zie Opslaan in een DMS voor meer informatie.
Meer informatie over DMS-gebruik vindt u in de Network Deployment (Enterprise) Guide voor PDF Professional.