Informacje o indeksowaniu dokumentów PDF
W indeksie zawartość wielu plików PDF jest przechowywana w zwartej formie ułatwiającej wyszukiwanie i pobieranie.
Za pomocą polecenia Dokument > Przetwarzanie zaawansowane > Utwórz indeksy pełnotekstowe można utworzyć nowy indeks lub zaktualizować istniejący.
Indeksowane mogą być dokumenty PDF napisane w językach używających znaków rzymskich lub azjatyckich (chińskich, japońskich lub koreańskich). Oprócz tekstu dokumentu można też indeksować zakładki, komentarze, załączniki, podpisy cyfrowe, pola formularzy, metadane oraz inne niestandardowe właściwości dokumentu.
Plik indeksu można utworzyć na podstawie wszystkich plików PDF znajdujących się w określonym zestawie folderów. Przed rozpoczęciem należy wybrać folder, w którym indeks zostanie zapisany. Indeksowanie odbywa się w tle. W jego trakcie zostaje utworzony niewielki plik definicji indeksu z rozszerzeniem zpi. Odwołuje się on do plików indeksu przechowywanych w automatycznie utworzonym podfolderze o nazwie odpowiadającej nazwie pliku zpi z sufiksem _index.
Indeksy wyszukiwania nie są osadzone w plikach PDF. W celu udostępnienia ich innym użytkownikom należy je zapisać w lokalizacji udostępnionej. Do tworzenia indeksu osadzonego dla jednego dokumentu, tak aby był on rzeczywiście przenośny, służy inne polecenie.
Przygotowywanie do indeksowania
Wszystkie dokumenty PDF, które mają być indeksowane, należy umieścić w jednym lub w kilku folderach. W przypadku wyboru istniejących folderów należy się upewnić, że zawierają one tylko pliki PDF, które mają być indeksowane.
Jeśli jest planowane przeniesienie plików PDF razem z ich indeksem, lepiej umieścić je w jednym folderze.
Do dokumentów PDF można dodać właściwości dokumentu, aby używać ich jako kryteriów wyszukiwania.
-
Wybierz kolejno pozycje Dokument > Właściwości dokumentu > Opis, aby dodać tytuł, temat, autora, podstawowy adres URL oraz kilka słów kluczowych opisujących zawartość dokumentu. Wybierz kolejno pozycje Właściwości dokumentu > Niestandardowe, aby dodać pola niestandardowe.
Uwagi
Należy pamiętać, że jeśli indeks pełnotekstowy zostanie utworzony przed zredagowaniem dokumentu mającym na celu usunięcie informacji poufnych, te informacje NIE zostaną usunięte z indeksu i będzie można je łatwo odnaleźć. Po zakończeniu redagowania zostanie wyświetlony monit o sprawdzenie dokumentu. Należy zaakceptować proponowaną opcję i usunąć indeks. Zalecamy, aby redagowanie i sprawdzanie wykonywać na kopii dokumentu. Dzięki temu indeks w oryginalnym dokumencie zostanie zachowany.
Indeksowanie setek dużych plików PDF wymaga znacznej ilości czasu i zasobów obliczeniowych komputera. Najlepiej zrobić to podczas przerwy obiadowej.