Archiwizowanie elementów poczty e-mail w osobnych plikach
Wybrane elementy poczty lub cały folder (z podfolderami bądź bez nich) można zarchiwizować w osobnych plikach PDF, które zostaną zapisane w folderze określonym przez użytkownika. Tworzona struktura folderów jest zgodna ze strukturą folderów w programach Outlook lub Lotus Notes.
Nazwy plików PDF są automatycznie generowane na podstawie właściwości tematu każdego wybranego elementu. Jeśli to konieczne, na końcu nazwy pliku automatycznie jest dołączany numer, co pozwala uniknąć konfliktów nazw.
Aby zarchiwizować elementy programu Outlook w osobnych plikach
-
Zaznacz jeden lub więcej elementów.
-
Kliknij przycisk
, aby wyświetlić okno dialogowe Ustawienia z otwartym panelem Ustawienia archiwizowania poczty.
-
W oknie dialogowym Ustawienia za pomocą listy rozwijanej Format archiwum wybierz wersję pliku PDF.
-
W obszarze Metoda archiwizacji wybierz pozycję Archiwizuj wiadomości oddzielnie.
-
Określ sposób obsługi załączników wiadomości (jeśli istnieją).
-
Kliknij przycisk OK, aby zamknąć okno dialogowe.
-
Kliknij przycisk
Archiwizuj pocztę lub przycisk 
Archiwizuj folder. W oknie dialogowym Przeglądanie w poszukiwaniu folderu wybierz folder docelowy, w którym mają być zapisywane elementy przy użyciu wspomnianej powyżej metody nadawania nazw.
Proces archiwizacji zostanie rozpoczęty. Po jego zakończeniu pliki są zapisane folderze docelowym. Na ekranie jest wyświetlany wskaźnik postępu. W przypadku problemów w folderze jest umieszczany raport PDF wraz z wybranymi załącznikami (jeśli to możliwe).
Uwaga:
Podczas archiwizowania kalendarzy każdy termin jest traktowany jak osobny element, więc liczba wygenerowanych plików PDF może być duża. Podobnie w przypadku zadań i kontaktów — każdy element jest zapisywany jako osobny plik PDF.