Scalanie elementów poczty w jeden plik PDF
Wybrane elementy lub cały folder (wraz z podfolderami lub bez nich) można scalić w jeden plik PDF. Aby ułatwić nawigację między zarchiwizowanymi elementami, plik PDF zawiera zakładki do poszczególnych wiadomości.
Aby zarchiwizować elementy poczty scalone w jeden plik PDF
-
Zaznacz jeden lub więcej elementów.
-
Kliknij przycisk
, aby wyświetlić okno dialogowe Ustawienia z otwartym panelem Ustawienia archiwizowania poczty.
-
W oknie dialogowym Ustawienia za pomocą listy rozwijanej Format archiwum wybierz wersję pliku PDF.
-
W obszarze Metoda archiwizacji wybierz opcję Scal wiadomości w jeden plik PDF.
-
Określ sposób obsługi załączników wiadomości (jeśli istnieją).
-
Kliknij przycisk OK, aby zamknąć okno dialogowe.
-
Kliknij przycisk
Archiwizuj pocztę lub przycisk 
Archiwizuj folder. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Zapisywanie jako.
-
Wybierz folder docelowy i wprowadź nazwę pliku PDF, w który zostaną scalone elementy. Domyślny folder docelowy dla programu Outlook to Moje dokumenty > Ulubione dokumenty PDF > Archiwum Outlook. W systemie Vista: Dokumenty > Ulubione dokumenty PDF > Archiwum Outlook.
-
Kliknij przycisk Zapisz.
Rozpocznie się proces archiwizowania, a po jego zakończeniu wynikowy plik PDF (z ewentualnymi załącznikami) zostanie zapisany w folderze docelowym.
Podczas archiwizowania do plików PDF są dodawane zakładki ułatwiające nawigację w wynikowym pliku PDF. Te zakładki umożliwiają szybsze znajdowanie wiadomości. Program generuje hierarchiczną listę zakładek, na której zakładki wskazują pierwsze strony wiadomości. Zakładki są podzielone na grupy według dat, nadawców i tematów. Sortowanie nadawców i tematów odbywa się w rosnącej kolejności alfabetycznej, natomiast daty są sortowane w kolejności malejącej.
Porada:
Aby zarchiwizować tylko terminy z przyszłości lub przeszłości, należy przejść do widoku tygodnia lub miesiąca w kalendarzu, zaznaczyć tylko wymagany okres i zamiast polecenia Archiwizuj folder użyć polecenia Archiwizuj pocztę.