Tworzenie plików PDF z poziomu programów Microsoft Outlook i Lotus Notes
Pliki PDF można tworzyć podczas pracy w programach Microsoft Outlook i IBM Lotus Notes. Do tworzenia plików PDF można używać:
-
plików w formacie innym niż PDF załączonych do wiadomości e-mail w celu zapisania ich na komputerze lokalnym,
-
plików w formacie innym niż PDF istniejących na komputerze lokalnym w celu dołączenia ich do bieżącej wiadomości e-mail,
-
jednego lub większej liczby elementów poczty w celu zapisania ich w postaci archiwum na komputerze lokalnym.
W dalszej części tego tematu opisano głównie archiwizowanie wiadomości e-mail i umieszczono łącza do innych tematów poświęconych archiwizacji.
Program PDF Professional zawiera dodatki do programów MS Outlook 2003–2007 i Lotus Notes (w wersji 8.5) umożliwiające tworzenie plików PDF na podstawie wybranych elementów poczty lub całych folderów. Odpowiednie funkcje są dostępne na pasku narzędzi Nuance PDF w głównym oknie programu Outlook lub na pasku narzędzi albo wstążce Nuance PDF w oknie otwartej wiadomości oraz w analogicznych lokalizacjach w programie Lotus Notes.
Na paskach narzędzi znajdują się następujące przyciski:
Archiwizuj folder — archiwizuje wszystkie elementy w wybranym folderze (z uwzględnieniem podfolderów lub bez). Ten przycisk jest dostępny tylko na pasku narzędzi w oknie głównym programu Outlook.
Archiwizuj pocztę — tworzy jeden lub więcej plików PDF z wybranych wiadomości e-mail w oknie głównym programu Outlook lub z jednej wiadomości otwartej w oknie wiadomości.
Ustawienia — udostępnia okno dialogowe, w którym można ustawić parametry archiwizowania.
Pasek narzędzi Nuance PDF we wszystkich obsługiwanych wersjach programów Outlook i Lotus Notes (okno główne)
Pasek narzędzi Nuance PDF w oknie wiadomości w programach Outlook XP i 2003 oraz Lotus Notes
Pasek narzędzi Nuance PDF w oknie wiadomości w programie Outlook 2007 i 2010
Aby utworzyć pliki PDF przy użyciu paska narzędzi w programach Microsoft Outlook i Lotus Notes
-
Kliknij przycisk
Ustawienia, aby wybrać ustawienia archiwizowania wiadomości w oknie dialogowym Ustawienia.
-
W zależności od potrzeb kliknij przycisk
Archiwizuj pocztę lub przycisk 
Archiwizuj folder.
Więcej informacji
Archiwizowanie elementów programu Outlook w osobnych plikach
Scalanie elementów programu Outlook w jeden plik PDF
Tworzenie pakietu PDF z elementów programu Outlook
Aby zarchiwizować treść wiadomości programów Outlook 2002 i Lotus Notes
-
Kliknij przycisk
Ustawienia.
-
W oknie dialogowym Ustawienia wybierz wersję pliku PDF i sposób obsługi załączników wiadomości e-mail, jeśli występują. Zamknij okno dialogowe.
-
Kliknij przycisk
Archiwizuj pocztę.
-
W oknie dialogowym Zapisywanie jako zaakceptuj lub zmień domyślny folder docelowy archiwizowania, a następnie kliknij przycisk OK. Nazwa tworzonego pliku PDF jest generowana na podstawie tematu wiadomości e-mail. Domyślny folder docelowy to Moje dokumenty > Ulubione dokumenty PDF > Archiwum Outlook. W systemie Vista: Dokumenty > Ulubione dokumenty PDF > Archiwum Outlook.
-
Kliknij przycisk Zapisz.
Rozpocznie się proces archiwizowania, a po jego zakończeniu wynikowy plik PDF (z ewentualnymi załącznikami) zostanie zapisany w folderze docelowym.
Aby zarchiwizować treść wiadomości programu Outlook 2007
-
Kliknij kartę Nuance PDF.
-
Wykonaj czynności z punktów od 1 do 5 opisanych powyżej.
Uwagi
Jeśli na ekranie nie jest widoczny pasek narzędzi Nuance PDF, należy zapoznać się z tematem Rozwiązywanie problemów.