Tworzenie plików PDF z załączników do wiadomości
Program umożliwia tworzenie plików PDF z załączników wiadomości e-mail w programach Microsoft Outlook i Lotus Notes (wersja 8.5).
Tworzenie odbywa się za pomocą narzędzia 
Utwórz PDF z załączników wyświetlanego na pasku narzędzi Nuance dostępnym zarówno w oknie głównym, jak i w oknie otwartej wiadomości. Ponadto ta funkcja jest też dostępna w menu Nuance PDF. Narzędzie jest aktywne tylko wtedy, gdy obecnie zaznaczona wiadomość zawiera załącznik.
To polecenie ma wpływ tylko na załączniki w aktualnie aktywnej wiadomości. Dla każdego załącznika powstaje oddzielny plik PDF o takiej samej nazwie, jak źródłowy plik załącznika. Do przechowywania wygenerowanych plików PDF można określić jedną lokalizację docelową. Załączniki zawierające pliki PDF są zapisywane w lokalizacji docelowej bez przetwarzania. Jeśli załączniki obejmują różne typy plików, to pliki PDF są zapisywane bezpośrednio, a pozostałe są konwertowane na pliki PDF.
Jeśli konwersja nie jest możliwa, wyświetlone zostaje ostrzeżenie. Pliki obrazów (bmp, jpg, png, tif itd.) oraz pliki xps, ps i eps są przetwarzane bezpośrednio. Inne dokumenty (takie jak pliki programu Word) są drukowane do programu PDF Create. Dzieje się to przy założeniu, że macierzysta aplikacja skojarzona z danym typem pliku jest obecna w systemie.
Podczas pierwszego użycia tej funkcji domyślną lokalizacją zapisywania jest folder [Moje dokumenty]\Ulubione dokumenty PDF\Archiwum Outlook. To ustawienie można zmienić za pomocą przycisku Przeglądaj w oknie dialogowym Lista załączonych plików w sposób przedstawiony poniżej.
Poniższy opis dotyczy programu Microsoft Outlook, ale ma zastosowanie także w przypadku programu Lotus Notes.
Ustawianie preferencji
-
Wybierz narzędzie
Ustawienia w menu Nuance PDF na pasku narzędzi programu Outlook. Jeśli nie widzisz tego paska narzędzi, z menu głównego wybierz kolejno pozycje Widok > Paski narzędzi > Nuance PDF dla programu Outlook.
-
Na karcie Tworzenie plików PDF w oknie dialogowym Ustawienia określ sposób obsługi wiadomości z wieloma załącznikami:
-
- Wybierz pozycję Konwertuj wszystkie załączniki, aby wszystkie załączniki były zawsze konwertowane bez wykonywania dodatkowych czynności, a następnie wysyłane do ostatniej lokalizacji zapisywania.
- Wybierz pozycję Monituj o wybranie, aby była wyświetlana lista załączników. W ten sposób uzyskasz możliwość wybrania załączników do przekonwertowania i wskazania miejsca ich zapisania.
Tworzenie plików PDF z załączników
-
Wybierz wiadomość zawierającą co najmniej jeden załącznik obsługiwanego typu.
-
Wybierz narzędzie
Utwórz PDF z załączników na pasku narzędzi Nuance PDF dla programu Outlook albo wybierz analogiczne polecenie menu.
-
Jeśli jest wybrane ustawienie Konwertuj wszystkie załączniki, pliki PDF zostaną zapisane w ostatnio używanym folderze.
-
W przypadku włączenia ustawienia powodującego wyświetlanie monitów zostanie wyświetlone okno dialogowe Lista załączonych plików, w którym możesz wybrać załączniki do przekonwertowania.
-
Zostanie też wyświetlony proponowany folder docelowy. Aby go zmienić, kliknij przycisk Przeglądaj. Kliknij przycisk OK w celu rozpoczęcia operacji tworzenia.
-
W obu przypadkach zostanie wyświetlone pole informacyjne Wyniki pokazujące, czy konwersja się powiodła. Umożliwia ono otwarcie folderu docelowego lub wyświetlenie wynikowego pliku PDF przez dwukrotne kliknięcie jego nazwy.
Porada
Aby zmienić folder docelowy zapisywania automatycznego, należy przejść do narzędzia Ustawienia i wybrać wyświetlanie powiadomień, dzięki czemu można będzie zmienić folder docelowy, a następnie za pomocą narzędzia Ustawienia należy przywrócić konwersję automatyczną.
Tworzenie i importowanie plików PDF
Podczas przygotowywania wiadomości wychodzącej można wybrać na komputerze lokalnym plik w formacie innym niż PDF i przekonwertować go na format PDF, a następnie dołączyć do wiadomości. Zobacz: Tworzenie plików PDF w celu przekształcenia ich w załączniki wiadomości e-mail.
Uwagi
Jeśli narzędzia Nuance PDF nie są widoczne w danym systemie pocztowym, należy wybrać pozycje Widok > Paski narzędzi, a następnie wybrać pasek narzędzi Nuance PDF. Jeśli nie ma go na liście, należy ponownie uruchomić instalatora programu PDF Professional i włączyć integrację systemu pocztowego zgodnie z opisem w temacie Instalacja niestandardowa.
Jeśli w lokalizacji zapisywania istnieje już plik PDF o takiej samej nazwie jak nazwa pliku PDF, który ma zostać utworzony, nowy plik otrzyma sufiks liczbowy w celu zachowania unikatowego charakteru nazw plików.
Jeśli jest zainstalowany program Nuance PDF Converter, na pasku narzędzi Nuance będzie obecny dodatkowy przycisk umożliwiający odblokowywanie załączników w postaci plików PDF. Jeśli na komputerze jest zainstalowany program Nuance PDF Converter Professional 7, na pasku są obecne dwa dodatkowe przyciski umożliwiające archiwizowanie wiadomości e-mail lub folderów poczty w postaci plików PDF. Przycisk ustawień zapewnia dostęp do większej liczby ustawień.