Criação de arquivos PDF a partir de anexos de email
O programa permite criar arquivos PDF a partir de anexos de email no Microsoft Outlook ou Lotus Notes (versão 8.5).
A criação é iniciada com a ferramenta 
Criar PDF a partir de anexos que aparece em uma barra de ferramentas da Nuance localizada na janela principal e na janela de abrir emails. O menu Nuance PDF oferece a mesma funcionalidade. A ferramenta só se torna ativa quando a mensagem selecionada no momento tem um anexo.
Esse comando opera nos anexos dentro da mensagem ativa no momento. Um arquivo PDF é criado para cada anexo; cada PDF é nomeado conforme o nome do arquivo anexado. Você pode especificar um local de destino único para os arquivos PDF gerados. Se o anexo for um arquivo PDF, ele será apenas salvo no local de destino, sem processamento. Se os anexos forem de tipos de arquivo diferentes, os arquivos PDF serão salvos diretamente e os outros arquivos serão convertidos em PDF.
Você será alertado caso a conversão não seja possível. Arquivos de imagem (bmp, jpg, png, tif etc.), xps, ps e eps são processados diretamente. Outros documentos (como arquivos do Word) são impressos no PDF Create. Isso implica que o aplicativo nativo associado ao tipo de arquivo deve estar presente no seu sistema.
Na primeira utilização, o local de salvamento padrão é [Meus Documentos]\Favoritos PDF\Arquivamento do Outlook. Você pode alterar isso através do botão Procurar da caixa de diálogo com a lista de arquivos anexados, conforme descrição abaixo.
A descrição a seguir é apresentada para o Microsoft Outlook, mas também se aplica ao Lotus Notes.
Preferências de configuração
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Escolha a ferramenta
Configurações na barra de ferramentas Nuance PDF para Outlook. Se não vir essa barra de ferramentas, selecione Exibir > Barras de ferramentas > Nuance PDF para Outlook no menu principal.
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Na guia Criação de PDF da caixa de diálogo Configurações, especifique como processar mensagens com vários anexos:
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- escolha Converter todos os anexos para que todos os anexos sejam convertidos todas as vezes, sem interação, e enviados para o último local de salvamento utilizado.
- escolha Selecionar arquivos para conversão para receber uma lista de anexos. Isso permite escolher quais arquivos converter e também um local de salvamento.
Criação de PDF a partir de anexos
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Selecione uma mensagem com um ou mais anexos de tipos de arquivo compatíveis.
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Escolha a ferramenta
Criar PDF a partir de anexos na barra de ferramentas Nuance PDF para Outlook ou selecione o item de menu equivalente.
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Se você definir a preferência Converter todos os anexos, os arquivos PDF serão salvos na última pasta utilizada.
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Se você solicitar um aviso, a caixa de diálogo Lista de arquivos anexados permitira escolher quais anexos devem ser convertidos.
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Uma pasta de destino é proposta. Clique em Procurar para alterá-la. Clique em OK para iniciar a criação.
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Em todos os casos, a caixa de informações Resultados aparece informando sobre o sucesso da conversão. Ela permite abrir a pasta de saída ou visualizar um arquivo PDF resultante clicando duas vezes em seu nome.
Dica
Se você precisar alterar a pasta de destino para salvamento automático, vá para as Configurações e especifique que deseja uma confirmação. Isso permitirá alterar o destino. Depois use Configurações para restaurar a conversão automática.
Criação e importação de arquivos PDF
Ao preparar um email, você pode selecionar arquivos não-PDF no seu computador local para convertê-los em PDF e anexá-los à mensagem. Consulte: Criação de arquivos PDF para se tornarem anexos de email.
Observações
Se as ferramentas Nuance PDF não forem exibidas no seu sistema de email, vá para Exibir > Barras de ferramentas e escolha a barra de ferramentas Nuance PDF. Se não estiver listada, execute novamente o instalador do PDF Professional para habilitar a integração com o sistema de email, conforme descrição em Instalação personalizada.
Se já existir um arquivo PDF no local de salvamento com o mesmo nome do PDF que será criado, o novo arquivo receberá um sufixo numérico para ter um nome exclusivo.
Se o Nuance PDF Converter estiver instalado, a barra de ferramentas Nuance conterá um botão adicional para desbloquear anexos em PDF. Se você tiver o Nuance PDF Converter Professional 7, dois outros botões serão adicionados, permitindo arquivar emails ou pastas de emails em PDF; o botão de configurações acessa uma maior variedade de opções.