Sobre a indexação de documentos PDF
Um índice armazena o conteúdo de vários arquivos PDF de forma compacta, adequada para uma fácil pesquisa e recuperação.
Use o comando Documento > Processamento avançado > Criar índices de texto completo para criar um novo índice ou atualizar um existente.
Você pode indexar documentos PDF criados em idiomas que usam caracteres romanos ou asiáticos (chinês, japonês ou coreano). Você pode indexar não somente o texto do documento, mas também marcadores, comentários, anexos, assinaturas digitais, campos de formulários, metadados e outras propriedades personalizadas de documentos.
O arquivo de índice pode ser criado a partir de todos os arquivos PDF em um conjunto de pastas definido pelo usuário. Inicialmente, você escolhe uma pasta onde o índice será armazenado. A indexação ocorre em segundo plano. Será criado um pequeno arquivo de definição de índice, com a extensão zpi. Ele faz referência aos arquivos de índice armazenados em uma subpasta criada automaticamente com o mesmo nome do arquivo zpi, com um sufixo _index.
Estes índices de pesquisa não são incorporados aos arquivos PDF; para torná-los disponíveis a outros usuários você deverá salvá-los em um local compartilhado. Use um comando diferente para criar um índice incorporado em um único documento, para que ele seja realmente portátil.
Preparação para a indexação
Reúna todos os documentos PDF a serem indexados em uma ou mais pastas. Se escolher somente pastas existentes, certifique-se de incluir apenas os arquivos PDF que deseja indexar.
Se tiver a intenção de migrar os arquivos PDF com o índice, será melhor armazená-los em uma única pasta.
Adicione propriedades de documento aos PDFs para poder usá-las como critério de pesquisa.
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Use Documento > Propriedades do documento > Descrição para adicionar o título, autor, URL base e algumas palavras-chave que descrevam o conteúdo. Use Propriedades do documento > Propriedades personalizadas para adicionar Campos personalizados.
Observações
Esteja ciente que se criar um índice completo de texto antes da supressão do documento para remoção de informações confidenciais, estas informações NÃO serão removidas do índice, e poderão ser facilmente encontradas. Quando terminar a supressão, você será convidado a fazer também o exame do documento. Aceite a oferta e remova o índice. É recomendável fazer a supressão e o exame em uma cópia do documento – isso permite manter o índice no documento original.
A indexação de centenas de grandes arquivos PDF pode consumir tempo e recursos do computador – é melhor fazer isso no horário de almoço.