Объединение почтовых элементов в один PDF-файл
Можно поместить выбранные объекты или папку целиком (с вложенными папками или без них) в один PDF-файл. При этом созданный PDF-файл будет содержать закладки для каждого из архивированных объектов, что облегчает их поиск.
Архивация почтовых элементов путем слияния в один PDF-файл
-
Выберите один или несколько элементов.
-
Нажмите кнопку
, чтобы отобразить диалоговое окно параметров с открытой панелью Параметры архивации почты.
-
В диалоговом окне в поле «Формат архива» выберите версию PDF.
-
Выберите параметр Объединить сообщения в один PDF-файл в поле выбора метода архивации.
-
Укажите, как следует обрабатывать почтовые вложения, если таковые имеются.
-
Нажмите кнопку «ОК», чтобы закрыть диалоговое окно.
-
Нажмите кнопку
Архивировать почтовые сообщения или 
Архивировать папку. Откроется диалоговое окно «Сохранить как».
-
Выберите необходимую папку и введите имя PDF-файла, в котором будут объединены объекты. Папкой назначения по умолчанию для Outlook является папка «Мои документы» > «Избранные PDF» > «Архив Outlook». В системе Vista: «Документы» > «Избранные PDF» > «Архив Outlook».
-
Нажмите кнопку Сохранить.
Начнется процесс архивации; после его завершения выходной PDF-файл (вместе с вложениями, если таковые имеются) будет сохранен в указанной папке.
Во время архивации в PDF-файл автоматически добавляются закладки, чтобы облегчить перемещение по выходному PDF-файлу. Используйте эти закладки для ускорения поиска сообщений. Программа создает иерархический список закладок, в котором они указывают на первые страницы почтовых сообщений. Закладки группируются по датам, отправителям и темам сообщений. При этом выполняется сортировка по отправителям и темам в алфавитном порядке, а по датам — в возрастающем порядке.
Совет
Чтобы поместить в архив только будущие или прошлые встречи, перейдите в календаре в представление недели или месяца, выберите только нужный период времени и воспользуйтесь командой Архивировать почтовые сообщения, а не Архивировать папку.