Создание PDF-файлов из почтовых вложений
Программа позволяет создавать PDF-файлы из почтовых вложений в Microsoft Outlook или Lotus Notes (версии 8.5).
Создание файла запускается командой 
Создать PDF-файл из вложений, которая находится на панели инструментов Nuance в главном окне и в окне открытого сообщения. Эта же команда доступна в меню Nuance PDF. Команда становится активной только тогда, когда в выбранном сообщении есть вложение.
Эта команда работает с вложениями в сообщение, открытое в текущий момент. Для каждого вложения создается один PDF-файл с таким же именем, как у файла вложения. Для созданных PDF-файлов можно указать одно конечное расположение. Если вложением является PDF-файл, он просто сохраняется в указанном месте без обработки. Если вложения имеют различные типы файлов, PDF-файлы сохраняются непосредственно, а другие файлы преобразуются в формат PDF.
Если преобразование невозможно, будет выведено предупреждение. Файлы изображений (BMP, JPG, PNG, TIF и др.), XPS-, PS- и EPS-файлы обрабатываются непосредственно. Другие документы (например, файлы Word) выводятся на принтер PDF Create. При этом в системе должно быть установлено приложение, связанное с этим типом файла.
При первом применении этой функции файлы по умолчанию сохраняются в папке [Мои документы]\Избранные PDF\Архив Outlook. Ее можно изменить, нажав кнопку «Обзор» в диалоговом окне «Список вложенных файлов», как описано ниже.
Приведенное ниже описание составлено для Microsoft Outlook, но применимо и к Lotus Notes.
Настройка параметров
-
Нажмите кнопку
Параметры на панели инструментов Nuance PDF для Outlook. Если эта панель инструментов не отображается, выберите в главном меню пункт «Вид» > «Панели инструментов» > Nuance PDF для Outlook.
-
На вкладке «Создание PDF» диалогового окна Параметры укажите способ обработки сообщений с несколькими вложениями.
-
- Если выбрать вариант Преобразовывать все вложения, все вложения будут автоматически преобразовываться и отправляться в последнее расположение, использованное для сохранения.
- Если выбрать вариант Запрашивать выбор, будет выводиться список вложений. Это позволяет выбрать файлы для преобразования и указать папку для их сохранения.
Создание PDF-файлов из вложений
-
Выберите сообщение с одним или несколькими вложениями поддерживаемых форматов.
-
Нажмите кнопку
Создать PDF-файл из вложений на панели инструментов «Nuance PDF для Outlook» или выберите соответствующий пункт меню.
-
Если выл выбран параметр Преобразовывать все вложения, PDF-файлы будут сохранены в последней использованной для сохранения папке.
-
Если был настроен вывод запроса, в диалоговом окне Список вложенных файлов можно будет выбрать вложения, которые нужно преобразовать.
-
Будет предложена папка для сохранения файлов. Чтобы изменить ее, нажмите кнопку «Обзор». Чтобы запустить создание файлов, нажмите кнопку «ОК».
-
В любом случае будет показано окно Результаты с отчетом о преобразовании. C его помощью можно открыть папку с итоговыми файлами или просмотреть полученный PDF-файл, дважды щелкнув его имя.
Совет
Если нужно изменить папку для автоматизированного сохранения, включите вывод запроса в разделе «Параметры». Это позволит изменить папку назначения. Затем восстановите автоматическое преобразование в разделе параметров.
Создание и импорт PDF-файлов
При подготовке исходящей почты можно выбрать на локальном компьютере файлы формата, отличного от PDF, чтобы преобразовать их в формат PDF и вложить в сообщение. Дополнительные сведения см. в разделе Создание PDF-файлов для отправки в виде вложений.
Примечания
Если инструменты Nuance PDF не отображаются в почтовом клиенте, выберите в меню «Вид» > «Панели инструментов» пункт Nuance PDF. Если его нет в списке, запустите программу установки PDF Professional, чтобы включить интеграцию с почтовым кли
ентом, как описано в разделе Выборочная установка.
Если в папке для сохранения уже есть PDF-файл с именем как у создаваемого файла, новый файл получит имя с числовым суффиксом, обеспечивающим его уникальность.
Если установлена программа Nuance PDF Converter, на панели инструментов Nuance будет доступна дополнительная кнопка для разблокирования вложенных PDF-файлов. Если установлена программа Nuance PDF Converter Professional 7, на панели инструментов будут доступны еще две кнопки, с помощью которых можно заархивировать сообщения или почтовые папки в PDF-файлы. Также можно будет настроить дополнительные параметры.