Indexering av PDF-dokument
I ett index sparas flera PDF-filers innehåll på ett kompakt sätt som underlättar sökning och hantering av information.
Använd kommandot Dokument > Avancerad bearbetning > Skapa fullständiga textindex för att bygga nya eller uppdatera befintliga index.
Du kan indexera PDF-dokument skrivna på olika språk med det latinska alfabetet eller asiatiska tecken (kinesiska, japanska eller koreanska). Utöver dokumenttexten kan även bokmärken, kommentarer, bilagor, digitala signaturer, formulärfält, metadata och andra anpassade dokumentegenskaper indexeras.
Du kan bygga ett index från alla PDF-filerna i en uppsättning mappar som du specificerar. Innan du börjar väljer du en mapp där indexet ska sparas. Indexeringen sker i bakgrunden. En liten definitionsfil skapas med filtillägget zpi. Den hänvisar till indexfiler som sparas i en automatiskt skapad undermapp som har samma namn som zpi-filen men med suffixet _index.
Sökindexen bäddas inte in i PDF-filerna. Om du vill att andra användare ska få tillgång till dem måste du spara dem på en gemensam plats. Använd ett annat kommando för att skapa ett inbäddat index till ett enda dokument, så att det kan användas på valfri plats.
Förberedelser för indexering
Samla alla PDF-dokument som ska indexeras i en eller flera mappar. Om du bara väljer befintliga mappar så måste du se till att dessa endast innehåller PDF-filer som ska indexeras.
Om du vill flytta PDF-filerna och indexet så är det bäst att spara dem i en och samma mapp.
Lägg till dokumentegenskaper i PDF-dokumenten så att du kan använda dem som sökkriterier.
-
Använd Dokument > Dokumentegenskaper > Beskrivning för att lägga till titel, ämne, författare, basadress och nyckelord som beskriver innehållet. Välj Dokumentegenskaper > Anpassade för att lägga till anpassade fält.
Obs!
Tänk på att om du skapar ett fullständigt textindex innan du utför textborttagning i ett dokument för att ta bort känslig information, tas informationen INTE bort från indexet och kan enkelt hittas. När borttagningen är utförd ombeds du att även granska dokumentet. Tacka ja till förfrågan och ta bort indexet. Du bör utföra borttagning och granskning i en kopia av dokumentet. På så sätt kan du behålla indexet i det ursprungliga dokumentet.
Det kan ta tid och kräva datorresurser att indexera hundratals stora PDF-filer och det bör därför utföras medan övriga användare inte använder nätverket (t.ex. under lunchen eller över natten).