Skapa PDF-filer av bifogade filer
I programmet kan du skapa PDF-filer av bifogade filer i Microsoft Outlook och Lotus Notes (version 8.5).
PDF-framställningen startas med verktyget 
(Skapa PDF av bifogade filer)som finns med i Nuance-verktygsfältet i både huvudfönstret och meddelandefönstret. Samma funktion ingår i Nuance PDF-menyn. Verktyget aktiveras bara när du har valt ett meddelande med bifogade filer.
Kommandot utförs på de filer som är bifogade till det aktiva meddelandet. Varje bifogad fil blir en PDF-fil som får samma namn som ursprungsfilen. Du kan ange en målplats för de nya PDF-filerna. Om den bifogade filen redan är i PDF-format sparas den på målplatsen utan att konverteras. Om de bifogade filerna är i flera olika format sparas PDF-filerna direkt, medan övriga filer först konverteras till PDF.
En varning visas om det inte går att konvertera en fil. Bildfiler (bmp, jpg, png, tif o.s.v.) samt xps-, ps- och eps-filer bearbetas direkt. Andra dokument (som t.ex. Word-filer) skickas till PDF Create. Det innebär att du måste ha installerat det program som är associerat med filformatet.
Första gången du använder funktionen sparas filerna automatiskt i [Mina dokument]\PDF Favoriter\Outlook-arkiv. Du kan ändra målplatsen med knappen Bläddra i dialogrutan Lista över bifogade filer (se nedan).
Följande beskrivning ges för Microsoft Outlook, men den gäller även Lotus Notes.
Gör inställningar
-
Välj verktyget
(Inställningar) i verktygsfältet Nuance PDF för Outlook. Om du inte ser verktygsfältet väljer du Visa > Verktygsfält > Nuance PDF för Outlook på huvudmenyn.
-
På fliken Skapa PDF i dialogrutan Inställningar anger du hur du vill hantera meddelanden med flera bifogade filer.
-
- Välj Konvertera alla bifogade filer om du vill konvertera alla bifogade filer varje gång, utan manuella val, och skicka målfilerna till den plats som användes senast du sparade.
- välj Fråga efter fil att bifoga om du vill visa en lista över alla bifogade filer. Med det här alternativet kan du välja vilka filer som ska konverteras och var de ska sparas.
Skapa PDF från bifogade filer
-
Markera ett meddelande med en eller flera bifogade filer i filformat som stöds.
-
Välj verktyget
(Skapa PDF av bifogade filer) i verktygsfältet Nuance PDF för Outlook eller motsvarande menyalternativ.
-
Om du väljer inställningen Konvertera alla bifogade filer sparas PDF-filerna i senast använda mapp.
-
Om du väljer att bli tillfrågad om vilka bifogade filer som ska konverteras öppnas dialogrutan Lista över bifogade filer.
-
En målmapp föreslås. Klicka på Bläddra för att byta mapp. Klicka på OK för att skapa PDF-filerna.
-
I samtliga fall visas informationsrutan Resultat med information om konverteringsresultatet. Här kan du öppna målmappen eller visa en färdig PDF-fil genom att dubbelklicka på den.
Tips!
Om du vill att skapade PDF-filer automatiskt ska sparas i en annan mapp går du till Inställningar och väljer att bli tillfrågad om bifogade filer. När du har ändrat målmapp kan du sedan återställa den automatiska konverteringen.
Skapa och importera PDF-filer
När du förbereder ett e-postmeddelande kan du välja filer i andra format än PDF på datorn, konvertera dem till PDF och sedan bifoga dem till meddelandet. Se även: Skapa PDF-filer som ska bifogas i meddelande.
Obs!
Om Nuance PDF-verktygen inte visas i e-postprogrammet går du till Visa > Verktygsfält och väljer verktygsfältet Nuance PDF. Om det inte står med i listan kör du installationsprogrammet till Nuance PDF Professional på nytt för att aktivera integrering med e-postprogrammet. Se beskrivning i Anpassad installation.
Om det redan finns en PDF-fil i målmappen med det namn som den nya PDF-filen kommer att ges, läggs en siffra till i slutet av namnet så att filnamnen blir unika.
Om Nuance PDF Converter finns installerat på datorn innehåller Nuance-verktygsfältet en extra knapp som används för att låsa upp bifogade PDF-filer. Om du har installerat Nuance PDF Converter Professional 7 på datorn finns det två ytterligare knappar som används för att arkivera e-postmeddelanden eller e-postmappar i PDF-format. Klicka på knappen Inställningar för att få tillgång till fler inställningar.