Skapa PDF-filer från och i dokumenthanteringssystem
I PDF Professional Enterprise kan PDF Create-assistenten användas för att importera filer en i taget från dokumenthanteringssystem: Öppna assistenten och klicka på 
(Lägg till). Om det finns flera dokumenthanteringssystem installerade på datorn visas menyalternativet Lägg till från DMS.
Om det bara finns ett system installerat – vilket är normalfallet – leder alternativet direkt till gränssnittet i dokumenthanteringssystemet. Om flera system identifieras visas dialogrutan Öppna från DMS så att du kan välja system. I dialogrutan föreslås alltid det system som användes senast, men du kan också byta till ett annat system.
Filer som importeras från dokumenthanteringssystem är skrivskyddade och originalen påverkas inte.
Microsoft SharePoint
PDF Professional 7 (liksom PDF Create) har stöd för detta dokumenthanteringssystem och programmet innehåller tre dialogrutor för systemet.
När du väljer det här alternativet öppnas en angiven SharePoint-plats, där du kan välja en fil. När du klickar på knappen Webbplatser öppnas dialogrutan SharePoint-webbplatser, så att du kan gå till en annan plats.
Här kan du ha en lista med olika SharePoint-webbplatser. Klicka på Lägg till för att öppna dialogrutan Inställningar för anslutning.
Här kan du ange serverns och webbplatsens namn eller den exakta URL-adressen till en SharePoint-webbplats. Dessutom går det att välja en standardwebbplats som automatiskt öppnas när du klickar på Lägg till från DMS.
Stöd för andra dokumenthanteringssystem
De system som stöds finns uppräknade i systemkraven.
Hummingbird Enterprise och DOCSOpen, Interwoven WorkSite och LiveLink öppnas direkt via sina egna gränssnitt, där du sedan väljer filer.
Det går även att spara skapade PDF-filer en i taget i dokumenthanteringssystemet igen. Se Spara i dokumenthanteringssystem.
Arbeta från DMS-system
Vid arbete i SharePoint, Hummingbird Enterprise och Interwoven Worksite kan du använda Nuance PDF-kontrollerna till att utföra två åtgärder:
-
Markera en fil i dokumenthanteringssystemet (i annat format än PDF) och konvertera den till PDF-format inifrån systemet. Källfilen påverkas inte. PDF-filen får samma namn som källfilen och sparas enligt standardinställningen på samma plats.
- Välj en lokalt sparad fil i annat format än PDF som ska konverteras till PDF och importeras till dokumenthanteringssystemet på aktuell eller angiven plats.
I båda fallen utförs direktkonvertering i bakgrunden. Bildfiler (bmp, jpg, png, tif o.s.v.) samt xps-, ps- och eps-filer bearbetas direkt med lämpliga standardinställningar. Andra dokument (som t.ex. Word-filer) skickas till PDF Create. Det innebär att du måste ha installerat det program som är associerat med filformatet. I sådana fall utförs konvertering med aktuella inställningar i PDF-skrivardrivrutinen.
Skapa PDF-filer inifrån SharePoint
Funktionen måste konfigureras av systemadministratören innan du kan använda den i SharePoint. Mer information om detta finns i dokumentationen till Enterprise-versionen.
Om du vill skapa en PDF-fil i SharePoint av en fil i ett annat kompatibelt filformat markerar du filen och väljer Skapa PDF på snabbmenyn. Välj Skicka PDF om du vill bifoga PDF-filen till ett nytt meddelande från standardprogrammet för e-post, utan att spara en kopia av filen i SharePoint.
Om du vill skapa en PDF-fil av en extern fil går du till önskad SharePoint-mapp och öppnar menyn Ny. Välj alternativet Ny Nuance PDF (det kan ha ett annat namn om administratören har lagt in det) och bläddra sedan efter filen.
Så här skapar du PDF-filer från Hummingbird Enterprise:
Om du vill skapa en PDF-fil inifrån Hummingbird väljer du alternativet Skapa PDF på snabbmenyn för det aktuella tillägget för dokumenthantering i Utforskaren. Menyn visas när du klickar på filer i andra format än PDF som PDF Create har stöd för. I avsnittet PDF Create-assistenten finns en lista över alla filformat som stöds. Alternativet Skicka PDF erbjuds också.
Om du vill skapa en PDF-fil av en extern fil väljer du Skapa ny PDF på menyn Dokument. När du bygger upp dokumentprofilen anger du också källdokument och mål i Hummingbird.
Så här skapar du PDF-filer från Interwoven WorkSite:
Öppna menyn Nuance PDF i tilläggsprogrammet Nuance PDF i klientprogrammet DeskSite. Härifrån har du tillgång till båda funktioner.
I Hummingbird DOCSOpen och LiveLink kan du inte öppna källfilerna direkt från dokumenthanteringssystemet. Använd Lägg till/Öppna från DMS i PDF Create-assistenten för att öppna en fil och sedan Spara i DMS för att spara den färdiga PDF-filen i dokumenthanteringssystemet igen. Mer information finns i Spara i dokumenthanteringssystem.
Ytterligare anvisningar om hur du använder dokumenthanteringssystem finns i guiden om nätverksanvändning av Nuance PDF Professional (Enterprise).