Arquivamento de itens de mensagens em arquivos separados
Você pode arquivar todos os itens selecionados ou toda uma pasta (com ou sem subpastas) em arquivos PDF separados que serão arquivados na pasta que você especificar. A estrutura de pastas criada segue a estrutura de pastas do Outlook ou Lotus Notes.
Os nomes dos arquivos PDF são automaticamente gerados a partir da propriedade assunto de cada item selecionado. Um número sequencial é anexado automaticamente ao nome do arquivo, se necessário, para evitar conflitos de nomes.
Para arquivar itens do Outlook em arquivos separados
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Selecione um ou mais itens.
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Clique em
para exibir a caixa de diálogo Configurações com o painel Configurações de arquivamento de mensagens aberto.
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Na caixa de diálogo Configurações, escolha uma versão de PDF na caixa de seleção ‘Formato de arquivamento’.
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Selecione Arquivar mensagens separadamente em ‘Método de arquivamento’.
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Decida como processar anexos de mensagens, caso haja algum.
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Clique em OK para fechar a caixa de diálogo.
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Clique no botão
Arquivar Mensagens ou 
Arquivar Pasta. Na caixa de diálogo ‘Procurar pasta’, selecione a pasta de destino onde os itens devem ser salvos com o método de identificação mencionado acima.
O processo de arquivamento tem início e quando o processo termina, os arquivos estão salvos na pasta de destino. É exibido um indicador de andamento; em caso de problemas, aparece um PDF de relatório com os anexos acrescentados conforme escolhidos, se possível.
Observação:
Ao arquivar calendários, cada compromisso é um item separado; portanto, o número de arquivos PDF gerados poderá ser grande. Da mesma forma, cada tarefa e cada contato se tornam um arquivo PDF separado.